Bei der Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Friseursalon werden die Kundenbelange oftmals vorrangig erfüllt. Die Mitarbeiter werden beim Datenschutz aber häufig vergessen! Das ist das Ergebnis einer Umfrage in der repräsentativen Facebook-Gruppe „FriseurUnternehmer“.
Solang wir Friseure keine elektronische Werbung verschicken, oder irgendwelche Gesundheitsdaten unserer Kunden notieren, sind die Grunderfordernisse des Datenschutzes gegenüber unseren Kunden damit oftmals schon vollständig erfüllt.
Aber was ist mit den Mitarbeitern?
Die eigenen Mitarbeiter jedoch werden von vielen Saloninhabern datenschutzrechtlich einfach „unter den Teppich gekehrt“. Dabei haben die Beschäftigten doch dieselben Datenschutzrechte wie die Kunden! Und diese wiegen sogar schwerer! Schließlich verarbeiten wir von unseren eigenen Arbeitnehmern wesentlich mehr und weit sensiblere Daten als von unseren Kunden.
Für die Einräumung dieser sogenannten „Betroffenenrechte“ gegenüber unseren Mitarbeitern sind wir als Unternehmer per Gesetz höchst persönlich verantwortlich. Obwohl die DSGVO schon seit dem Jahre 2018 gilt, verstoßen manche Saloninhaber aber immer noch gegen diese lang bekannten Vorschriften. Ausgerechnet die Friseure scheinen sich hier wieder mal am wenigsten um die eigene Rechtssicherheit zu sorgen.
Datenschutz nicht auf die leichte Schulter nehmen!
Auch die Mitarbeiter eines Salons müssen nachweislich über ihre Datenschutzrechte informiert werden – nicht nur die Kunden! Und natürlich müssen auch die Mitarbeiter einwilligen, sobald sie in Fotos oder Videos abgelichtet sind.
Besonders wichtig: Saloninhaber müssen Ihre Mitarbeiter schriftlich über deren eigene Datenschutzverantwortung im Salon belehren, um nicht selbst für die Fehler der Mitarbeiter zur Kasse gebeten zu werden!
Viele Friseurunternehmer versäumen es, diese drei Datenschutz-Erfordernisse bezüglich der eigenen Mitarbeiter zu erfüllen:
Die Informationspflicht als Unternehmer zum Umgang mit den Mitarbeiter-Daten,
die Einwilligung der Mitarbeiter zu eventuellen Foto-/Videoaufnahmen und
die belehrende Verpflichtung der Mitarbeiter zur Einhaltung des Datenschutzes.
Regelmäßig unterschätzen Friseure die Gefahren, die in der Missachtung von Datenschutzgesetzen liegen. Bußgeld, Schadensersatz und Schmerzensgeld stehen im Raum, wenn die Rechte betroffener Kunden verletzt und Datenschutzbehörden aufmerksam werden. Aber welcher Unternehmer zahlt schon gern die Strafe für die Verstöße seiner Mitarbeiter?
Sogar von den eigenen Mitarbeitern können Sie als Chef zur Kasse gebeten werden, wenn Sie nicht beweisen können, dass Sie ihren datenschutzrechtlichen Verpflichtungen gegenüber den Beschäftigten nachgekommen sind. Haben Sie eine Ahnung, wozu (ehemalige) Mitarbeiter fähig sind, wenn sie sich ungerecht behandelt fühlen? Lesen Sie in diesem Beitrag von Guido Scheffler, wie Sie sich in Sachen „Datenschutz“ gegenüber Ihren Mitarbeitern richtig absichern…
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3 unverzichtbare Datenschutz-Dokumente für Friseursalons mit Mitarbeitern:
Ein Beitrag von Guido Scheffler,
Friseurunternehmer seit 1996,
Fachautor für Management und Marketing im Friseurhandwerk,
1. Informationspflicht gegenüber Ihren Mitarbeitern erfüllen:
Als Arbeitgeber sind wir Saloninhaber gesetzlich verpflichtet, all unsere Mitarbeiter zu informieren, wie in unseren Unternehmen mit den personenbezogenen Daten der Beschäftigten umgegangen wird. Dieses „Recht auf transparente Information“ ist in der DSGVO gesetzlich festgeschrieben. Eine ausführliche Erläuterung dieser Informationspflicht finden Sie in unserem Beitrag „Datenverarbeitung beim Friseur: Die Rechte der Kunden und Mitarbeiter erfüllen“.
Selbst in Form und Inhalt unterliegt die zu erbringende Datenschutz-Information besonderen rechtlichen Vorgaben. Um Ihnen die Pflichterfüllung so einfach wie möglich zu machen, haben wir eine Vorlage für solch eine „Datenschutz-Information für Ihre Mitarbeiter“ erstellt. Das Dokument ist bereits vorausgefüllt mit den Daten eines Muster-Friseursalons. So ist es sehr leicht für Sie, das Schriftstück mit Ihren eigenen Salondaten zu befüllen, auszudrucken und Ihren Mitarbeitern zur Kenntnisnahme vorzulegen. Als registriertes Mitglied dieser Webseite können Sie die Vorlage einfach von unserer DSGVO-Download-Seite herunterladen.
Kenntnisnahme muss nachweislich sein.
Als verantwortliche Unternehmer müssen wir nachweisen können, dass unsere Mitarbeiter diese Datenschutz-Information zur Kenntnis genommen haben. Schließlich sollte niemand im Team behaupten können, nicht informiert gewesen zu sein. Wir können diesem Erfordernis auf zwei Wegen gerecht werden:
Entweder mit Bestätigung der Kenntnisnahme durch Unterschrift der einzelnen Mitarbeiter oder
durch einen dauerhaften Aushang für alle Mitarbeiter im Personalbereich.
Im eigenen Salon bevorzugen wir die Lösung mit Unterschrift, weil ansonsten schon genug Pflicht-Aushänge bei uns umherbaumeln. Ist die Datenschutz-Information durch alle Mitarbeiter unterschrieben, kann sie im Datenschutz-Ordner für den Fall der Fälle archiviert werden.
2. Hohes Schmerzensgeld für Fotos/Videos von Mitarbeitern vermeiden!
Werden Mitarbeiter auf Foto oder Video abgelichtet, muss (genau wie bei den Kunden) unbedingt eine SCHRIFTLICHE Einwilligung vorliegen! Das Arbeitsgericht Münster hat im März 2021 einer Mitarbeiterin 5.000,00 Euro Schmerzensgeld zugesprochen, weil der Arbeitgeber ein Foto am Arbeitsplatz von ihr verwendete, ohne eine Einwilligung nachweisen zu können (Urteil AG Münster 3 Ca 391/20 vom 25.03.2021).
Manche Friseure sind der Meinung, dass keine Einwilligung erforderlich sei, wenn Sie die Gesichter von fotografierten Personen unkenntlich machen. Aber das ist ein großer Irrtum! Warum dies nicht ausreicht, können Sie in unserem Beitrag „Einwilligung zur Datenverarbeitung im Friseursalon meist unnötig“ab der Überschrift „Das geht nur mit Einwilligung!“ nachlesen.
Die Datenverarbeitung beginnt übrigens bereits in dem Moment der Aufnahme eines Fotos oder Videos. Vergessen Sie also bitte nicht, die Einwilligungen Ihrer Mitarbeiter für die Verarbeitung von Fotos und Videos möglichst schon einzuholen, BEVOR überhaupt irgendwelche Aufnahmen gemacht werden! Eine Vorlage für eine „Einwilligungserklärung Ihrer Mitarbeiter zur Foto- und Video-Nutzung“ können Sie ebenfalls dort herunterladen, wo Sie all unsere Datenschutz-Vorlagen finden: Auf unserer DSGVO-Download-Seite!
3. Mitarbeiter für Datenschutz-Verstöße in Haftung nehmen!
Dass betriebliche Daten generell geschützt werden müssen, ist den meisten Friseurunternehmern sehr bewusst. Weniger bekannt ist jedoch die Tatsache, dass die personenbezogenen Kundendaten gar nicht dem Betrieb gehören! Laut Gesetz gehören personenbezogene Daten immer der betroffenen Person selbst, der sie zuzuordnen sind.
(Hinweis: Damit sind ausdrücklich NICHT die Behandlungsdaten umfasst. Daten von Farbrezepturen und andere Behandlungsnotizen sind KEINE „personenbezogen“ Daten im Sinne des Gesetzes. Sie gehören weiterhin dem Salon und können rechtlich als Betriebsgeheimnis gelten. Dem Kunden gehören nur seine wirklich „personenbezogenen“ Daten.)
Als „personenbezogen“ gelten hauptsächlich die Identitätsdaten des Kunden (z.B. Name, Telefonnummer, Adresse, Geburtsdatum und alle sonstigen persönlichen Informationen). Diese Daten sind per Gesetz NICHT das Eigentum Ihres Betriebes. Sie gehören allein dem jeweiligen Kunden selbst. Trotzdem (oder besser: gerade deshalb) liegt es in unserer gesetzlichen Verantwortung als Unternehmer, diese Daten unserer Kunden zu schützen – auch vor unseren eigenen Mitarbeitern!
Jeder unserer Salonkunden hat laut DSGVO das Recht auf den Schutz vor unbefugtem Zugriff, unbefugter Änderung, unbefugter Kopie, unbefugter Weitergabe, unbefugter Verwendung und unbefugter Löschung seiner personenbezogenen Daten. Das bedeutet für uns als Friseurunternehmer, dass wir die Daten unserer Salonkunden auch vor derartigen unbefugten Handlungen durch unsere eigenen Mitarbeiter zu schützen haben!
Beispiel für einen meldepflichtigen Datenschutzverstoß im Friseursalon:
Sie haben gerade einer Mitarbeiterin gekündigt. Bevor sie geht, schreibt sie still und heimlich noch die Telefonnummern einiger Kunden aus der Kartei. Dies ist leider gang und gäbe. Doch seit Gültigkeit der DSGVO ist es kein Bagatelldelikt mehr, die personenbezogenen Daten von Kunden mitzunehmen!
Vielmehr ist es ein meldepflichtiger Datenschutzverstoß! Schließlich wurden damit die Rechte Ihrer Kunden verletzt und nicht ihre eigenen als Saloninhaber. Nach dem Gesetzestext der DSGVO sind Sie als Unternehmer deshalb verpflichtet, diesen Vorfall innerhalb von 72 Stunden nach Kenntnis der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu melden. Tun Sie das nicht, machen Sie sich strafbar!
Die Behörde wird nach Ihrer Anzeige dann die betreffende (Ex-)Mitarbeiterin anhören, um zunächst die Sachlage zu klären und dann über Maßnahmen zu entscheiden. Allerdings ist nicht automatisch die Mitarbeiterin die Verantwortliche für den Datenschutzverstoß.
Sie als Unternehmer sind die Person, die per Gesetz für die Sicherheit der Kundendaten uneingeschränkt verantwortlich ist. So steht es in der DSGVO drin. Sie können Ihre eigene Unschuld an dem Datenschutz-Verstoß also nur dann belegen, wenn Sie nachweisen können, dass Sie die skrupellose Mitarbeiterin vorher zur Einhaltung des Datenschutzes belehrt und verpflichtet haben.
Wenn Sie also einen schriftlichen Nachweis über die Belehrung Ihrer Mitarbeiterin vorlegen können, beweisen Sie damit, dass die Mitarbeiterin nicht aus Unwissenheit sondern mit Vorsatz gehandelt hat. Nur dann kann die Aufsichtsbehörde die freche Daten-Diebin höchst persönlich zur Verantwortung ziehen. Haben sie einen solchen Nachweis nicht, müssen Sie als verantwortlicher Unternehmer selbst den Kopf hinhalten.
Mitarbeiter haften nur bei nachgewiesener Belehrung.
Dies war nur ein Beispielfall. Es gibt unzählige weitere Möglichkeiten für Datenschutz-Verstöße durch Mitarbeiter. Ohne Belehrungsnachweis müssten immer Sie als Unternehmer dafür einstehen. Deshalb empfehlen wir jedem Friseurunternehmer, seine Mitarbeiter einen solchen schriftlichen Nachweis unterzeichnen zu lassen.
Falls sie sich noch nicht mit der rechtsicheren – aber möglichst einfachen – Umsetzung der DSGVO in Ihrem eigenen Salon beschäftigt haben, empfehlen wir ihnen unsere Beitragsreihe zu diesem überaus wichtigen Thema zu lesen. In den nachfolgend verlinkten Beiträgen erfahren Sie, in welchen Fällen Sie welche Dinge umzusetzen haben und welche Dokumente sie dazu benötigen. Die Vorlagen für alle erforderlichen Dokumente können Sie als Mitglied dieser Webseite ganz einfach herunterladen, bearbeiten, ausdrucken und in Ihrem eigenen Salon verwenden:
Friseur-Unternehmer.de
Ein Beitrag von Guido Scheffler,
