Auf dieser Seite können sich unsere registrierten Mitglieder fertige Beispiel- und Muster-Formulare zur Umsetzung der DSGVO im eigenen Friseursalon als Vorlage herunterladen. Alle Informationen darüber, wie Sie als Friseur die DSGVO mit geringstem Aufwand umsetzen, finden Sie übrigens in unserer Beitragsreihe „DSGVO beim Friseur: Keine Panik im Salon!“.
Die Download-Dateien der Muster und Vorlagen unten auf dieser Seite stehen jeweils als PDF-und als bearbeitbare DOCX-Datei zum Herunterladen zur Verfügung. Alle Formulare sind praktischerweise bereits vorausgefüllt mit den Daten und Texten eines realen Friseursalons. Namen von Personen, Unternehmen und Marken wurden natürlich geändert.
Sie können sich alle Formulare und Dokumente herunterladen und bearbeiten. Passen Sie die Vorlagen und Beispiele einfach an Ihre Situation an und füllen Sie sie mit Ihren eigenen Angaben auf! Schon haben Sie alle Dokumente, die Sie brauchen, um den Anforderungen der DSGVO in Ihrem Friseursalon genüge zu tun. Das erspart Ihnen viel Zeit und Arbeit bei der Erstellung eigener DSGVO-Formulare und Dokumente:
Ein Beitrag von Guido Scheffler,
Friseurunternehmer seit 1996,
Fachautor für Management und Marketing im Friseurhandwerk,
1. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten Ihres Friseursalons
Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ist das Fundament des Datenschutzes in Ihrem Friseursalon. Alle Unternehmen sind zur Erstellung eines individuellen Verzeichnisses gesetzlich verpflichtet (Art. 30 DSGVO)! Obwohl es quasi das Herzstück des Datenschutzes ist, haben haben die meisten Friseure dieses Verzeichnis bisher nicht erstellt. Das zeigt eine Umfrage, die wir unter Friseurunternehmern gemacht haben.
Es kann schnell dazu kommen, dass das Verzeichnis von Ihnen als Unternehmer vorgelegt werden muss:
bei einem Datenschutzverstoß, der Ihnen selbst oder Ihren Mitarbeitern im Salonalltag leicht geschehen kann (und neuerdings immer bei der Aufsichtsbehörde angezeigt werden muss!)
bei einer vorsorglichen und unangemeldeten Kontrolle durch die Aufsichtsbehörde (Die Behörden rüsten sich bereits für diese Kontrollen!)
bei einer Abmahnung Ihres Salons durch einen böswilligen Konkurrenten oder eine Abmahnkanzlei
In diesen Fällen kann die sofortige Offenlegung des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten von Ihnen verlangt werden.
Wenn Sie dann nicht nachweisen können, dass Sie das Verzeichnis bereits führen, haben Sie einen klaren Verstoß gegen die DSGVO begangen – und das kann unglaublich teuer werden! Die neuen Strafen, mit denen wir Friseure dann zu rechnen haben, können bis zu 4% unseres Jahresumsatzes betragen! Dann doch lieber vorsorgen und ein Verzeichnis erstellen. Das ist gar nicht so schwer:
Eine komplett fertige Standardvorlage für ein solches Verzeichnis gibt es leider nicht, weil jeder Friseur ein wenig anders mit den Daten seiner Kunden und Mitarbeiter umgeht. Aber wir wollen es Ihnen so leicht wie möglich machen. Deshalb stellen wir Ihnen ein bereits vorausgefülltes Verzeichnis eines echten Friseursalons zur Verfügung. So werden Sie schnell in der Lage sein, aus dieser beispielhaften Vorlage ein eigenes Verzeichnis für Ihren Salon zu machen.
Bei unserem vorausgefüllten Formular handelt es sich sogar um ein sogenanntes „erweitertes“ Verzeichnis, wie es vom Bayerischen Landesamt für Datenschutz in seiner Broschüre „Erste Hilfe zur Datenschutzgrundverordnung“ dringend empfohlen wird. Das heißt: Unser Muster-Verzeichnis geht über den gesetzlich geforderten Mindestinhalt hinaus und wird im Falle einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörde (also dann, wenn es wirklich drauf ankommt) bestens standhalten! (nach unten zum Download)
2. Aushang der Datenschutz-Informationen für die Kunden in Ihrem Friseursalon
Unser Muster eines Aushangs mit Datenschutz-Informationen für die Kunden eines Friseursalons ist im A4-Format gestaltet. Auch dieses Dokument ist bereits beispielhaft vorausgefüllt. Sie können den Text natürlich in jede beliebige Schriftgröße bringen, wenn Sie ein größeres Papier-Format benötigen. Den Datenschutz-Aushang für Ihre Kunden sollten Sie unübersehbar im Bereich Ihrer Rezeption platzieren. (nach unten zum Download)
3. Einwilligungserklärung Ihrer Kunden zum Empfang von Direktwerbung
Unser Beispiel einer Einwilligungserklärung zum Empfang von Direktwerbung ist besonder kundenfreundlich gestaltet, um Ihre Kunden möglichst nicht davon abzuschrecken, Ihnen diese Einwilligung zu erteilen.
Der Inhalt des Formulars geht davon aus, dass Sie als Friseur alle Daten aufgrund entsprechender Rechtsgrundlagen erheben dürfen und nur für die Direktwerbung eine Einwilligung benötigen. Falls Sie Daten erheben oder für Zwecke verwenden wollen, für die Sie eine besondere Einwilligung Ihrer Kunden benötigen, können Sie diese Vorlage einfach entsprechend erweitern.
Mit der Unterschrift dieses Formulars zur Einwilligung bestätigen Ihre Kunden auch den Erhalt Ihrer Datenschutz-Informationen. So haben Sie auch gleich dafür einen schriftlichen Nachweis, dass Sie Ihrer Informations-Verpflichtung laut DSGVO tatsächlich nachgekommen sind. (nach unten zum Download)
Die Unterschrift von Einwilligungserklärungen durch die Kunden beim Friseur ist nicht immer nötig. Genaue Auskunft darüber, ob Sie die Einwilligung Ihrer eigenen Kunden überhaupt brauchen, erhalten Sie in unserem Beitrag „Einwilligung zur Datenverarbeitung im Friseursalon meist unnötig“.
4. Einwilligungserklärung Ihrer Kunden zur Foto- und Video-Nutzung
Unser Muster-Formular der Einwilligungserklärung zur Foto- und Video-Nutzung beinhaltet wirklich nur die Rechte am persönlichen Bildnis Ihrer Kunden. Sie brauchen dieses Formular deshalb nur jenen Kunden zur Unterschrift vorlegen, von denen Sie tatsächlich Fotos oder Videos aufnehmen und veröffentlichen wollen. Auch dieses Formular ist möglichst knapp und nach psychologischen Gesichtspunkten gestaltet, um Ihre Kunden mit hoher Wahrscheinlichkeit zur Unterschrift zu führen. (nach unten zum Download)
5. Merkblatt mit Datenschutz-Informationen für Ihre Mitarbeiter im Friseursalon inkl. Empfangsbestätigung
Auch Ihre Mitarbeiter im Salon müssen Sie als Unternehmer darüber informieren, was mit deren Daten geschieht. Das verlangt die DSGVO! Unser Muster für ein „Merkblatt mit Datenschutz-Informationen für Mitarbeiter“ können Sie einfach mit Ihren Daten befüllen bzw. anpassen.
Entweder Sie händigen dann das Merkblatt an Ihre Mitarbeiter aus und lassen sich den Empfang auf dem ebenfalls vorgefertigten Formular quittieren, oder Sie erstellen aus unserer Vorlage ganz einfach einen Aushang, den Sie im Aufenthaltsraum Ihres Salons für die Mitarbeiter aufhängen. (nach unten zum Download)
6. Einwilligungserklärung Ihrer Mitarbeiter zur Foto- und Video-Nutzung
Das Arbeitsgericht Lübeck hat entschieden, dass bei Veröffentlichung eines Mitarbeiterfotos durch den Arbeitgeber auf der Facebook-Seite des Unternehmens ohne Einwilligung des Arbeitnehmers aus Artikel 82 Abs. 1 DSGVO ein Anspruch auf Schadensersatz von bis zu 1.000,00 EURO bestehen kann (ArbG Lübeck, 20.06.2019 – 1 Ca 538/19). Also müssen Sie auch von Ihren Mitarbeitern unbedingt die Einwilligung zur Foto- und Videonutzung einholen!
Unsere Vorlage für die Einwilligung der Mitarbeiter Ihres Salons in die Nutzung von Fotos und Videos unterscheidet sich nur in einem kleinen aber entscheidenden Satz von der Einwilligungserklärung für Ihre Kunden. Beachten Sie deshalb, dass Sie für Kunden und Mitarbeiter getrennte Formulare nutzen! (nach unten zum Download)
7. Verpflichtungserklärung Ihrer Mitarbeiter zur Wahrung der Vertraulichkeit und zur Einhaltung des Datenschutzes
Als Friseurunternehmer sind Sie in der Pflicht, Ihre Mitarbeiter zur Verschwiegenheit und zum gesetzeskonformen Umgang mit personenbezogenen Daten zu belehren. Da dies in der DSGVO sogar gesetzlich gefordert wird, müssen Sie sich die Verpflichtung Ihrer Mitarbeiter durch Unterschrift bestätigen lassen.
Die Verpflichtungserklärungen der Mitarbeiter sollten Sie dann griffbereit in Ihrem Datenschutz-Ordner aufbewahren. Das zugehörige „Merkblatt zur Verpflichtungserklärung“ und eine Kopie der unterschriebenen Verpflichtung händigen Sie Ihren Mitarbeitern aus. (nach unten zum Download)
Die Webseite Ihres Friseursalons ist weltweit im Internet auffindbar – auch für sogenannte „Abmahnanwälte“. Diese unseriösen Kanzleien sind bereits intensiv tätig und mahnen Friseure wegen fehlender oder fehlerhafter Datenschutzerklärungen ab. Das ist seit Einführung der DSGVO eine richtig teure Angelegenheit geworden.
Deshalb sollten Sie unbedingt ein rechtlich einwandfreies Impressum und eine ebenso makellose Datenschutzerklärung auf Ihrer Website haben, die von allen Unterseiten Ihrer Internetpräsenz aus erreichbar sein muss. Am besten verlinken Sie das Impressum und die Datenschutzerklärung im Fußbereich aller Einzelseiten Ihrer Homepage.
Laden Sie sich unsere Vorlage einer DSGVO-konformen Datenschutzerklärung für Ihre Friseur-Homepage herunter! Sie müssen Sie nur noch an Ihre Gegebenheiten anpassen, indem Sie nicht zutreffende Abschnitte löschen. Diese Datenschutzerklärung gilt gleichzeitig für Ihre Online-Präsenzen in den Sozialen Medien (Facebook, Twitter, YouTube usw.) und kann von Ihren geschäftlichen Social Media-Profilen aus verlinkt werden. (nach unten zum Download)
9. Antragsformular zur Ausübung eines Datenschutz-Rechtes durch Ihren Kunden
Kunden können verschiedene Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten in Ihrem Friseursalon wahrnehmen. Dabei gilt es, Auskünfte an falsche Personen oder die Löschung, Änderung, Übertragung von falschen Datensätzen unbedingt zu vermeiden! Deshalb ist es unerlässlich, dass vor Umsetzung seines Rechtes die Identität des Kunden zweifelsfrei festgestellt werden muss.
Zu diesem Zweck dient dieses Formular, das Ihre Mitarbeiter nach Ausfüllen und Unterschrift einfach an Sie als Verantwortlichen weiterreichen können. So haben Sie neben dem Willen des Kunden gleich alle zu dessen Umsetzung erforderlichen Daten und eine bestätigte Identitätsprüfung zur Hand. (nach unten zum Download)
10. Schreiben zur Auskunftserteilung über gespeicherte Daten an Ihre Kunden
Das Recht auf Auskunft ist eines der Kundenrechte, dass sie in recht kurzer Zeit und in der gesetzlich geforderten Form erfüllen müssen. Deshalb empfehlen wir, dass Sie sich dafür bereits eine vorausgefüllte Vorlage bereithalten. Sie sind laut DSGVO nämlich verpflichtet, binnen eines Monats auf das Auskunftsgesuch eines Ihrer Kunden zu reagieren!
Sie müssen Ihrem Kunden dann kostenfrei und portofrei eine schriftliche Auskunft darüber erteilen, welche personenbezogenen Daten von diesem Kunden bei Ihnen im Unternehmen gespeichert sind. Dieses Schreiben zur Auskunftserteilung hat nicht nur die Daten selbst zum Inhalt. Es muss zwingend weitere gesetzlich vorgeschriebene Inhalte enthalten. Wir stellen Ihnen ein Beispiel zum Download zur Verfügung. (nach unten zum Download)
11. Vorlage zur Bestellung eines Mitarbeiters als Datenschutzbeauftragten des Friseursalons
Falls Sie aufgrund der Anzahl datenverarbeitender Personen in Ihrem Friseur-Unternehmen zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet sind, können Sie sich auch hierzu eine Vorlage herunterladen, bearbeiten und verwenden. (nach unten zum Download)
12. Aushang der Datenschutz-Informationen für Karteninhaber
Kaum zu glauben aber wahr: Für die Kartenzahlung in Ihrem Salon müssen Sie ein weiteres Hinweis-Schild an Ihrer Kasse bereitstellen. Alle Infos dazu finden Sie in unserem Beitrag „Kartenzahlung und DSGVO: Datenschutz-Informationen richtig bereitstellen!“. Die Vorlage für das kleine Schildchen benötigen Sie nur dann, wenn Ihnen ihr Kartenzahlungsanbieter kein Schild, oder Ihnen ein viel zu großes Schild zur Verfügung gestellt hat. (nach unten zum Download)
13. Schreiben für die Aufforderung des Kartezahlungsdienstleisters zur Bereitstellung von Datenschutz-Informationen für Karteninhaber
Mit dieser Vorlage eines Schreibens setzen Sie Ihren Kartezahlungsdienstleister unter Druck, Ihnen gesetzlich geforderte Aushänge/Aufkleber zu liefern und einen Link mit Pflichtinformationen mitzuteilen. (nach unten zum Download)
Diese Vorlage benötigen Sie nur dann, wenn Ihr Kartenzahlungsdienstleister Ihnen die gesetzlich geforderten „Datenschutz-Informationen für Kartenzahler“ nicht als Link auf seiner Website und auch nicht als Print-Version für Ihre Kasse zur Verfügung gestellt hat. Ohne den Link können Sie nicht das laut DSGVO geforderten Aushang (siehe Punkt 12) erstellen. Ohne die gedruckte Version können Sie diese nicht wie gefordert an der Kasse vorhalten. Alle Infos dazu finden Sie in unserem Beitrag „Kartenzahlung und DSGVO: Datenschutz-Informationen richtig bereitstellen!“.
Friseur-Unternehmer.de
Ein Beitrag von Guido Scheffler,
