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Urlaub während Elternzeit? Richtig kürzen und Kostenfalle vermeiden!

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Während der Elternzeit entsteht Ihren Arbeitnehmern ein Anspruch auf bezahlten Urlaub. Diesen Urlaubsanspruch können Sie als Arbeitgeber kürzen. Doch die Kürzung muss rechtzeitig, nachweislich und in der richtigen Form geschehen. Viele Friseure wissen das nicht. Sie tappen blindlings in die Kostenfalle!

Natürlich ist die Freude groß, wenn eine Mitarbeiterin nach langer Babypause endlich wieder in den Salon zurückkehrt. Personal ist heute schließlich knapp und wertvoll. In diesem Punkt sind wir Saloninhaber uns alle einig. Wenn die erste Handlung nach der Wiederkehr der frischgebackenen Mama aber ein Antrag auf ein ganzes Jahr bezahlten Urlaub ist, dann staunen manche Chefs nicht schlecht.

Dabei genügt ein simples Schriftstück, um dem Mitarbeiter solch irrwitzige Urlaubsansprüche zu streichen. Die Mitglieder dieser Website können sich eine Mustervorlage für die schriftliche Mitteilung über die Kürzung des Urlaubs in der Elternzeit einfach herunterladen. (nach unten zum Download)

Saloninhaber ersparen sich auf diese Weise mehrere Tausend – nicht selten sogar bis zu Zigtausend – Euro an Kosten für die Urlaubsabgeltung. Aus der folgenden, realen Begebenheit sollten wir Friseure lernen…

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Elternzeit, Urlaub und irre viel Geld!

Für Friseurmeisterin Monika B. wird es ein Tag, den sie sicher nie vergessen wird. Es ist der Tag, an dem sie einen der größten Fehler in ihrem Leben als Unternehmerin machen wird. Und so geht diese wahre Geschichte:

Monikas Mitarbeiterin Simone befindet sich gerade in Elternzeit. Sie hatte in kurzer Folge drei Kinder hintereinander bekommen. Für jedes ihrer Kinder hatte sie drei Jahre Elternzeit voll ausgeschöpft. So hatte sich die gesamte Elternzeit auf insgesamt neun Jahre ausgedehnt.

In zwei Wochen endet nun Simones Elternzeit. Doch Monika wird ihrer Mitarbeiterin leider kündigen müssen. Durch die lange Abwesenheit hat Simone all ihre Stammkunden verloren. So ist sie für den Salon finanziell einfach nicht mehr tragbar. Außerdem hat Monika ja längst andere Mitarbeiterinnen gefunden. Und die haben sich bereits einen eigenen Kundenkreis im Salon erarbeitet.

Simone wurde gleich in ihrem zweiten Beschäftigungsjahr schwanger. Weil die Elternzeit zur Betriebszugehörigkeit dazu zählt, war sie nun insgesamt länger als 10 Jahre im Unternehmen. Damit beträgt die gesetzliche Kündigungsfrist bei Simone bereits 4 Monate. Aber in diesen sauren Apfel muss Monika als Arbeitgeberin nun eben beißen.

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Kündigung während der Elternzeit verboten.

Monika weiß jedoch als clevere Saloninhaberin, dass eine Kündigung während der Elternzeit rechtlich nicht zulässig ist. Sie könnte Simone frühestens an ihrem ersten Arbeitstag kündigen.

Wie gern würde Monika bereits vorher offen und ehrlich mit Simone über ihre Trennungsabsicht reden, um sie seelisch darauf vorzubereiten. Doch aus diesem rechtlichen Grunde darf sie es nicht.

Die Vorstellung, dass sie der dreifachen Mutter an ihrem ersten Arbeitstag den “Laufpass” geben muss, bereitet Monika Bauchschmerzen. Kündigungsgespräche sind für sie überhaupt das Unangenehmste von allem, was die Selbständigkeit mit sich bringt.

Umso mehr freut sich Monika, als Simone zwei Wochen vor Ende der Elternzeit anruft, um ihrer Chefin einen Aufhebungsvertrag vorzuschlagen. Monika ist darüber sehr erleichtert. Und so treffen sich die beiden an Simones ersten Arbeitstag nach der Elternzeit gleich früh morgens im Salon.

Böses Erwachen statt Happy End

Monika hat bereits einen Aufhebungsvertrag in doppelter Ausführung vorbereitet. Mit dem wollen die beiden ihr Arbeitsverhältnis im gegenseitigen Einvernehmen ab sofort beenden. Simone überfliegt und unterschreibt beide Schriftstücke. Sorgfältig faltet sie ihr Exemplar der Vereinbarung.

Während Simone das Blatt sicher in ihrer Handtasche verschwinden lässt, fragt sie: “Wann wird denn eigentlich mein Urlaubsanspruch ausbezahlt?” Monika antwortet sachlich: “Ganz normal. Also zusammen mit deinem letzten Monatslohn.” Simone wühlt weiter tief in ihrer Tasche umher, als würde sie etwas suchen. Ohne Monika dabei anzuschauen, hakt sie nach: “Die ganzen 250 Tage?”

Monika fällt aus allen Wolken: “250 Urlaubstage?! Du kommst doch gerade aus dem Erziehungsurlaub. Wie kommst du darauf, dass du jetzt noch mehr Urlaub hättest als vorher? Und dann auch noch so viel!?”

Simone hört auf zu wühlen und hebt den Blick. In einem bissigen Ton entgegnet sie ihrer ehemaligen Chefin: “Die Elternzeit wird schon lange nicht mehr Erziehungsurlaub genannt, und das hat ja auch seinen Grund.”

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Während der Elternzeit entsteht Urlaubsanspruch.

Monika schaut Simone fragend an. Doch die ist um eine Erklärung nicht verlegen: “Ich war neun Jahre in Elternzeit mit meinen drei Kindern. In diesen neun Jahren ist mein Urlaubsanspruch ganz normal weiter gelaufen. Der Urlaub hat sich angesammelt, weil ich trotz Elternzeit bis heute zum Betrieb gehört habe. Das steht so im Gesetz. Du müsstest das doch wissen, Monika?”

Die Chefin winkt ungläubig ab, aber Simone rechnet ihr vor: “9 Jahre mal meine 26 Urlaubstage im Jahr… Das sind 234 Urlaubstage… plus 8 Tage anteiliger Urlaub bis zum Ende der Kündigungsfrist. Das sind schon 242 Tage.”

Monika lehnt sich entsetzt zurück. Das kann doch gar nicht wahr sein? Doch Simone rechnet unnachgiebig weiter: “Und dann habe ich noch meinen Resturlaub von 8 Tagen aus dem Jahr vor meiner ersten Schwangerschaft. Macht zusammen 250 Tage.”

Monika ist sprachlos. In ihrem Kopf hämmert eine Rechenaufgabe, die ihr rote Wangen ins Gesicht treibt. Welche Kosten könnten entstehen, wenn das tatsächlich stimmt? Doch vor lauter Aufregung gelingt ihr nicht einmal ein grober Überschlag. Sie kann im Moment nicht denken. Sie fühlt nur, wie ihre Halsschlagader pocht.

Das Gespräch ist ins Stocken geraten. Es scheint nicht mehr zu retten zu sein. Um nicht völlig die Fassung zu verlieren, verabschiedet Monika sich von Simone: “Ich bitte dich jetzt zu gehen! Ich muss schließlich arbeiten für mein Geld!” Die Friseurmeisterin schafft es kaum noch, ihre Wut zu verbergen.

Unter den Blicken der erstaunten Kolleginnen und Kunden geleitet die hochrote Saloninhaberin ihre Ex-Mitarbeiterin zur Tür. Noch im Gehen sagt Simone: “Na dann, ruf mich mal an, wenn du dich informiert hast!” Sie verlässt den Salon mit einem triumphierenden Grinsen.

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Abgeltung des Urlaubs aus der Elternzeit meist sehr teuer!

Die Salontür fällt hinter Simone ins Schloss. Monikas Herz rast. Sie eilt zur Rezeption und schnappt sich den Taschenrechner. Aufgeregt hackt sie die quälende Kopfrechenaufgabe in die Tasten:

250 Tage Urlaubsanspruch

x 8 Arbeitsstunden pro Tag

x 10,50 € Stundenlohn

= 21.000,00 Euro … “Waaas?!”

Die Röte verlässt Monikas Gesicht. Sie wird blass. Sollte Simone recht haben, dann müsste sie ihr mehr Urlaubsentgelt ausbezahlen, als Simone in einem ganzen Jahr an Lohn bekommen hätte! Und die Lohnnebenkosten kämen auch noch oben drauf! Wie sollte sie das von den Einnahmen ihres kleinen Salons jemals bezahlen können?!

Monikas zitternde Hände suchen nach ihrem Smartphone. Sie zieht es unter dem Terminbuch hervor. Entnervt blättert sie durch die Kontakte. Sie muss jetzt dringend mit ihrem Rechtsanwalt reden. Der hat ihr schließlich schon öfter aus der Patsche geholfen.

Ist die horrende Geldforderung rechtens?

Niemand soll mithören, was sie zu besprechen hat. Also hastet sie ins Lager und schließt die Tür hinter sich. Entrüstet erzählt sie dem Advokaten von dieser unverschämten Forderung der Mitarbeiterin. Am liebsten möchte Sie eine simple Bestätigung ihrer Sichtweise. Doch was sie zu hören bekommt, bringt alles andere als Erleichterung:

“Ich muss Ihnen leider sagen, dass Ihre Mitarbeiterin im Recht ist.”, so der Anwalt, “Sie hätten mich anrufen sollen! Und zwar bevor sie heut mit Ihrer Mitarbeiterin den Aufhebungsvertrag gemacht haben! Wir hätten die Dinge dann noch ganz anders regeln können. Nun können wir leider gar nichts mehr machen. Auch wenn es mir total leid tut: Sie werden Ihrer Mitarbeiterin den angesammelten Urlaub aus der Elternzeit wohl vergüten müssen.”

Welch ein schwarzer Tag für Monika! Doch was in dieser wahren Geschichte geschah, ist tatsächlich keine Seltenheit im Friseurhandwerk. Immer wieder tappen ahnungslose Salonbesitzer in diese Kostenfalle.

Dabei ist es doch so einfach, dem Arbeitnehmer den Urlaubsanspruch in der Elternzeit restlos zu streichen. Das rechtzeitige und nachweisliche Aushändigen oder Zusenden einer Kürzungserklärung ist dafür schon ausreichend. Am Ende dieses Beitrags finden Sie als Mitglied einen Link zum Herunterladen einer fertigen Kürzungserklärung. (nach unten zum Download)

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Hohes Kostenrisiko für Friseure untragbar.

In der Facebook-Gruppe “FriseurUnternehmer” wurde das Thema bereits heiß diskutiert. Viele Gruppenmitglieder wussten gar nichts davon, dass sich während der Elternzeit überhaupt Urlaubsansprüche ansammeln.

Manche wären beinahe selbst in diese existenzgefährdende Kostenfalle getappt, wenn sie nicht von Guido Scheffler, dem Gruppen-Admin, gewarnt worden wären. Eine Saloninhaberin in der Gruppe konnte sich durch Scheffler’s Tipp sogar vor mehr als 25.000,- Euro Schulden retten! So teuer wäre die Urlaubsabgeltung ihrer Mitarbeiterin nach drei aufeinanderfolgenden Geburten bei insgesamt neun Jahren durchgehender Elternzeit geworden. Unfassbar, oder?!

Und dann gibt es Friseure, die einfach Ihre Augen vor dem Problem verschließen. Sie hoffen, dass Ihre Mitarbeiter nichts von ihrem Anspruch erfahren. Doch diese „Vogel-Strauß-Strategie“ ist ein überaus riskanter Weg!

Brennende Fragen zum Urlaub in der Elternzeit:

Um den Bedarf der Friseure an Information und Hilfe zu diesem Thema zu decken, haben wir unserer Rechtanwältin all diese Fragen gestellt, die in unserer Facebook-Gruppe aufkamen:

  • Warum habe ich als Unternehmer ein Recht darauf, meinen Mitarbeitern den Urlaubsanspruch in der Elternzeit zu kürzen?
  • Wieso verfällt dieses Recht, wenn ich es nicht aktiv wahrnehme?
  • Wie berechne ich richtig den zu kürzenden Urlaubszeitraum der Elternzeit?
  • Wie hoch sind die Kosten für mich als Saloninhaber, wenn ich die Kürzung aus Versehen vergesse oder aus Unwissenheit unterlasse?
  • Bis zu welchem Zeitpunkt kann ich überhaupt kürzen? Wann ist es definitiv zu spät dafür?
  • Wie lange kann mein Arbeitnehmer seine Urlaubsansprüche aus dem Mutterschutz und der Elternzeit nachträglich bei mir einfordern?
  • Nach welcher Verjährungsfrist kann ein ehemaliger Arbeitnehmer seine Ansprüche nicht mehr rückwirkend bei mir geltend machen?
  • Wann ist psychologisch gesehen der beste Zeitpunkt für die Kürzung, damit meine Mitarbeiter sie möglichst wohlgestimmt annehmen?
  • Wie schreibe ich eine Kürzungserklärung? Was muss drinstehen?
  • Wie stelle ich meinem Arbeitnehmer meine Kürzungserklärung rechtssicher zu?

Rechtsanwältin Kathrin Bliefert und Guido Scheffler klären all diese Fragen im folgenden Beitrag für Sie…

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Urlaub in der Elternzeit kürzen! So geht’s richtig:

Kathrin Bliefert Rechtsanwältin Rostock KühlungsbornEin Beitrag von Guido Scheffler, geprüft und kommentiert von Rechtsanwältin Kathrin Bliefert

Rechtsanwältin seit 2009,

Fachgebiete: Vertragsrecht, Familien-/Erbrecht, Reiserecht, Sozialrecht,

Rechtsanwälte Krafczik und Bliefert in Rostock und Kühlungsborn,

Telefon: (038293) 43 39 49

www.kanzlei-rostock.com

Recht zur Kürzung erfordert aktive Handlung des Arbeitgebers.

Während der Elternzeit ruht das Arbeitsverhältnis nur. Es ist nicht beendet. Deshalb entstehen in dieser Zeit ganz normal Urlaubsansprüche, obwohl der Mitarbeiter zuhause ist. Kleinere Unternehmen könnten daran durchaus pleite gehen, wenn sie anschließend an die Elternzeit Ihrer Mitarbeiter so wahnsinnig viel Urlaub nachgewähren oder ausbezahlen müssen.

Deshalb wurde eine gesetzliche Kürzungsmöglichkeit für den Urlaub der Elternzeit erschaffen. Das Gesetz enthält aber keine automatische Kürzungsregelung. Der Arbeitgeber hat zwar ein gesetzlich verankertes Recht zur Kürzung, doch dieses Recht tritt nicht automatisch in Kraft. Es muss vielmehr aktiv wahrgenommen werden. Der Arbeitgeber muss seine Absicht ausdrücklich gegenüber dem Arbeitnehmer erklären.

Viele Chefs wissen das nicht. Glücklicherweise geht es dabei meist um etwas geringere Urlaubsansprüche als in diesem konkreten Fall. Denn Mitarbeiter im Friseurhandwerk nehmen meist nur ein Jahr der möglichen drei Jahre Elternzeit pro Kind in Anspruch.

Der Grund dafür ist schnell gefunden: Das Basiselterngeld kann ein Elternteil allein nur für die ersten 12 Monate der Elternzeit beziehen. Danach gibt es für dieses Elternteil kein Elterngeld mehr vom Staat. Vom fehlenden Trinkgeld ganz zu schweigen. Also bleiben die meisten Friseurgesellinnen nur dieses eine, bezahlte Jahr mit ihrem Kind zuhause.

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Teure Kostenfalle für den Saloninhaber!

Doch auch wenn es “nur” um den Urlaubsanspruch für ein einziges Jahr der Elternzeit geht, sind die Aufwendungen für die nachträgliche Gewährung oder Abgeltung des Urlaubs bereits sehr hoch. Meist geht es hierbei bereits um einige Tausend Euro!

Die Umsätze der gerade in den Salon wiederkehrenden Mitarbeiter decken die Kosten für den bezahlten Urlaub oftmals nicht. Zumal der Elternzeit-Urlaub zusätzlich zum Urlaub des laufenden Jahres, zusätzlich zu eventuell vorhandenem Resturlaub und zusätzlich zu dem Urlaub aus den Zeiten des Mutterschutzes gewährt oder abgegolten werden muss. Das stellt so manchen Friseursalon vor eine finanzielle Zerreißprobe!

Diese Unkenntnis ist eine gefährliche Bildungslücke.

So wie es der Salonbesitzerin Monika in unserer wahren Geschichte oben ergangen ist, geht es vielen Friseurunternehmern hierzulande. Aufgrund der hohen Frauenquote unter den Arbeitnehmern im Friseurhandwerk kommt es natürlich sehr häufig vor, dass Mitarbeiter in Elternzeit gehen.

Das ist übrigens der Grund, warum wir im folgenden Text immer von der Mitarbeiterin sprechen. Prinzipiell können natürlich auch männliche Mitarbeiter in Elternzeit gehen. Meist sind es jedoch die Frauen, welche die Elternzeit wahrnehmen. Und das kommt im Friseurhandwerk eben sehr häufig vor.

Trotzdem haben viele Saloninhaber noch nie etwas vom Urlaubsanspruch während der Elternzeit gehört. Die Chefs sind durch die plötzliche Forderung der wiederkehrenden Mitarbeiter oft völlig überrascht und dementsprechend finanziell unvorbereitet.

Dabei kann jeder Unternehmer diese Kosten komplett vermeiden! Das ist kein Trick und auch keine Schummelei! Nein, das Recht zur Kürzung des Elternzeit-Urlaubs ist sogar gesetzlich festgeschrieben:

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Sie haben ein Recht darauf, den Elternzeit-Urlaub zu kürzen!

Die rechtliche Grundlage für die vollständige Kürzung des Urlaubs in der Elternzeit durch den Arbeitgeber ergibt sich aus dem Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG). Dort steht schwarz auf weiß geschrieben:

“Der Arbeitgeber kann den Erholungsurlaub, der dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin für das Urlaubsjahr zusteht, für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um ein Zwölftel kürzen…” (Quelle: § 17 Absatz 1 BEEG)

Was bedeutet das? Mit 1/12 (sprich “ein Zwölftel”) ist der zwölfte Teil des Jahresurlaubs gemeint. Den Urlaub um ein Zwölftel für jeden Monat zu kürzen bedeutet, dass der Urlaubsanspruch für die betreffenden Monate komplett verschwindet. Das lässt sich ganz einfach anhand eines Beispiels verstehen:

Beispiel:

Eine Mitarbeiterin hat einen vertraglichen (oder tariflichen) Jahresurlaubsanspruch von 24 Tagen. Das Jahr hat 12 Monate. Also hat sie für jeden Monat einen Urlaubsanspruch von einem Zwölftel des Jahresurlaubs = 2 Urlaubstage pro Monat (24 : 12 = 2). Das ist im Gesetzestext gemeint, wenn dort von “1/12 ihres Jahresurlaubs” gesprochen wird.

Für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit können sie der Mitarbeiterin den Urlaub also um 2 Tage kürzen. Damit kürzen Sie den Urlaub für die betreffenden Monate also komplett weg.

Urlaub nur für volle Monate der Elternzeit kürzbar

Regel Nummer 1 bei der Urlaubskürzung: “Angebrochene” Monate müssen von der Kürzung ausgenommen werden. Sie dürfen die Kalendermonate nicht tageweise “zerlegen” um den Urlaub anteilig zu kürzen. Vielmehr dürfen solche Monate gar nicht in die Kürzung einbezogen werden.

Beispiel:

Die Elternzeit endet am 14.Oktober. Der Monat Oktober zählt somit nicht zu den “vollen” Kalendermonaten der Elternzeit. Deshalb darf für diesen Monat keine Urlaubskürzung vorgenommen werden.

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Kürzung geht nicht bei Teilzeitarbeit während der Elternzeit.

Des Weiteren dürfen Sie den Urlaub nur für Zeiträume kürzen, in denen Ihre Mitarbeiterin die Elternzeit in Vollzeit ausgenutzt hat. Das heißt: Sie können der Mitarbeiterin den Urlaub nur für diejenigen Monate streichen, in denen sie komplett zuhause geblieben ist.

Für Monate der Elternzeit, in denen Ihre Mitarbeiterin Teilzeitarbeit in Ihrem Salon geleistet hat, dürfen Sie keine Kürzung vornehmen. Das ist auch gar nicht nötig. Warum?

  1. Während der Teilzeitarbeit entstehen ohnehin weniger Urlaubsansprüche. Wer beispielsweise seine vorherige Arbeitszeit um ein Drittel reduziert, erwirbt auch nur noch ein Drittel des Urlaubsanspruchs während der Eltern(teil)zeit.
  2. Die in Teilzeit arbeitende Mitarbeiterin würde eigene Umsätze generieren, welche (im Normalfall) die Kosten des bezahlten Urlaubs mehr als decken würden.

Urlaubskürzung während der Mutterschutzfrist nicht zulässig

Darüber hinaus müssen Sie beachten, dass sich Elternzeit und Mutterschutzfrist zu Beginn der Elternzeit überlagern, wenn die Elternzeit mit dem Tage der Kindsgeburt beginnt. Dann liegen die ersten 8 Wochen der Elternzeit nämlich innerhalb der Mutterschutzfrist.

Rechtsanwältin Kathrin Bliefert sagt dazu: “Für Kalendermonate, die von der Mutterschutzfrist berührt werden, dürfen Sie keine Urlaubskürzung vornehmen. Während eines Beschäftigungsverbotes nach § 11 MuSchG und § 16 MuSchG und im Zeitraum des gesetzlichen Mutterschutzes nach § 3 MuSchG haben Arbeitnehmerinnen nämlich generell den vollen Urlaubsanspruch.”

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Urlaubszeiten aus Beschäftigungsverbot, Mutterschutz und Elternzeit summieren sich.

In den Zeiträumen der Elternzeit, in denen Ihre Mitarbeiterin komplett zuhause bleibt, entstehen Urlaubsansprüche in voller Höhe, die auch nicht von Umsätzen gedeckt werden. Besonders bei mehreren Geburten in kurzer Folge hintereinander kann die Elternzeit extrem lang ausgedehnt werden.

Rechtsanwältin Kathrin Bliefert sagt dazu: “Eine Verjährung der Urlaubsansprüche ist während der Mutterschutzfrist (6 Wochen vor bis 8 Wochen nach der Geburt), während des Beschäftigungsverbotes und während der gesamten Elternzeit gesetzlich ausgeschlossen. Auch der Resturlaub, der vor Beginn des Mutterschutzes bereits vorhanden war, verfällt zunächst nicht. Wenn sich mehrere Elternzeiten aneinanderreihen, addieren sich die Ansprüche weiter auf, ohne zu verfallen.”

Direkt nach dem Ende der Elternzeit hat Ihre Mitarbeiterin dann einen Anspruch auf den gesamten so angesammelten Urlaub. Und das kann je nach Dauer der Elternzeit wirklich viel sein! Auf diese Weise können sich Ansprüche anhäufen, die ein durchschnittlicher Friseursalon nicht bewältigen kann:

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Rechenbeispiel für die Kürzung des Urlaubs in der Elternzeit:

Beispiel-Rechnung 1:

Eine Mitarbeiterin hat beispielsweise einen Jahresurlaubsanspruch von 24 Tagen. Das entspricht einem monatlichen Urlaubsanspruch von 2 Tagen (24 : 12 = 2).

Als die Mitarbeiterin am 03.09.2019 in Mutterschutz geht, hat sie noch einen Resturlaub von 8 Tagen für das Jahr 2019, den sie nicht mehr nehmen kann. Sie hat 2 Jahre Elternzeit beim Arbeitgeber beantragt. Ihr Kind kommt am 15.10.2019 zur Welt. Sie geht ab diesem Tag der Geburt nun für 24 Monate (bis zum 14.10.2021) in Elternzeit.

1. Ermittlung des ungekürzten Urlaubsanspruches:

Die Phase vom Beginn des Beschäftigungsverbot bis zum Ende der Elternzeit betrifft die Jahre 2019, 2020 und 2021. Ihr Resturlaub aus dem Jahr 2019 von 8 Tagen bleibt bestehen. In den Jahren 2020 und 2021 hätte die Mitarbeiterin einen Urlaubsanspruch von jeweils 24 Tagen, der sich zum Resturlaub hinzuaddiert. Insgesamt hätte die Mitarbeiterin bei Wiederkehr nach der Elternzeit am 15.10.2021 also einen Urlaubsanspruch von 56 Tagen!!!

2. Ermittlung des kürzbaren Urlaubs-Anteils während der Elternzeit:

Die ersten 8 Wochen nach Geburt des Kindes gelten als Mutterschutzfrist. Für diese Zeit darf keine Urlaubskürzung vorgenommen werden. Die Mutterschutzfrist endet am 10.12.2019.

Der erste volle Kalendermonat der Elternzeit, für den eine Urlaubskürzung vorgenommen werden darf, ist also der Januar 2020. Der letzte volle Kalendermonat der Elternzeit ist der September 2021. Insgesamt sind es also 21 volle Monate, in denen der Urlaub weggekürzt werden darf.

Für jeden dieser 21 Monate hat die Mitarbeiterin einen Anspruch auf 2 Tage Urlaub. Sie hätte demzufolge nun einen kürzbaren Urlaubs-Anteil von 42 Tagen (21 x 2 = 42).

3. Kürzung des Urlaubsanspruchs:

Wir kürzen nun den gesamten Urlaubsanspruch der Mitarbeiterin von 56 Tagen um 42 Tage (56 – 42 = 14). Damit hat die Mitarbeitern bei Wiederkehr aus der Elternzeit am 15.10.2021 noch einen Urlaubsanspruch von lediglich 14 Tagen.

Wie Sie in diesem Rechenbeispiel gesehen haben, beträgt der ungekürzte Urlaubsanspruch der Mitarbeiterin bei Wiederkehr aus ihrer zweijährigen Elternzeit satte 56 Tage! Das entspricht einem bezahlten Urlaub von durchgängig zweieinhalb Monaten! Welcher Salon kann sich das schon leisten?!

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Durch Kürzung ersparte Arbeitgeberkosten errechnen:

Sicher wollen Sie nun wissen, welche Kosten Ihnen aus diesem Urlaubsanspruch entstehen würden und welche Ersparnis Sie durch eine Kürzung erzielen können? So ermitteln Sie die Arbeitgeberkosten, die sich aus dem Urlaubsanspruch ergeben:

Multiplizieren Sie die Anzahl der Urlaubstage mit der Anzahl der täglichen Arbeitsstunden und dem Stundenlohn! Das Ergebnis ist der Bruttolohn, der sich aus dem Urlaubsanspruch der Mitarbeiterin ergibt.

Dann schlagen Sie dem Betrag noch ca. 30% an Lohnzusatzkosten auf! In dieser Pauschale sind viele Kosten enthalten, die uns Arbeitgebern unmittelbar durch den Lohn entstehen (z.B. Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung und vieles andere).

Das Ergebnis sind die Arbeitgeberkosten, die Sie insgesamt zu tragen hätten, wenn Sie auf die Urlaubskürzung in der Elternzeit verzichten würden. Sie werden überrascht sein!

Rechenbeispiel für die Arbeitgeberkosten des Urlaubs mit und ohne Kürzung:

Beispiel-Rechnung 2:

Nehmen wir einmal an, die Mitarbeiterin in unserem Beispiel war vor der Elternzeit eine Vollzeitkraft mit einem Stundenlohn von 10,-€. Die Arbeitgeberkosten aus dem Urlaubsanspruch errechnen sich dann wie folgt:

(Anzahl Urlaubstage x Arbeitsstunden pro Tag x Stundenlohn) + 30% Lohnzusatzkosten

Wir errechnen zunächst die Kosten für den ungekürzten Urlaubsanspruch:

56 Urlaubstage x 8 Stunden pro Tag x 10 € pro Stunde

= 4.480,00 €

+ 30% Lohnzusatzkosten

= 5.824,00 € (Lohnkosten ohne Kürzung)

Nun errechnen wir die Kosten für den gekürzten Urlaubsanspruch:

14 Urlaubstage x 8 Stunden pro Tag x 10 € pro Stunde

= 1.120,00 €

+ 30% Lohnzusatzkosten

= 1.456,00 € (Lohnkosten mit Kürzung)

Die Differenz ist dann der Betrag, den wir durch die Urlaubskürzung einsparen:

5.824,00 € – 1.456,00 €

= 4368,00 € (Ersparnis bei Kürzung)!!!

Wenn Sie als Arbeitgeber diese Anhäufung des Urlaubs und der sich dadurch auftürmenden finanziellen Ansprüche vermeiden wollen, müssen Sie lediglich eine Kürzungserklärung gegenüber Ihrer Mitarbeiterin abgeben. Eine entsprechende Vorlage können unsere Mitglieder unten auf dieser Seite herunterladen. (nach unten zum Download) Doch lassen Sie sich mit der Erklärung nicht allzu viel Zeit!…

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Achtung! Die Kürzung des Urlaubs ist nur befristet möglich!

Wenn Sie als Arbeitgeber von Ihrem Kürzungsrecht wirksam Gebrauch machen wollen, dann können Sie dies nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt tun. Dieser ultimative Zeitpunkt richtet sich danach, ob das Arbeitsverhältnis nach der Elternzeit fortgesetzt wird oder nicht:

  1. In einem bestehenden Arbeitsverhältnis kann der Arbeitgeber vor, während und nach der Elternzeit von seinem Recht auf Kürzung des Elternzeit-Urlaubs Gebrauch machen. Der späteste Zeitpunkt für die Kürzung sollte jedoch vor der ersten Urlaubsgenehmigung nach Beendigung der Elternzeit liegen, damit der Arbeitnehmer Planungssicherheit bezüglich seines Urlaubs hat.
  2. In einem bereits gekündigten Arbeitsverhältnis kann der Arbeitgeber sein Recht auf Kürzung nur bis zum Ablauf der Kündigungsfrist ausüben. Auch im Falle eines Aufhebungsvertrages oder eines befristeten Arbeitsvertrages muss die Kürzung zwingend VOR dem vereinbarten Ende des Arbeitsverhältnisses erfolgen!

ACHTUNG! Eine Kürzung der Urlaubsansprüche durch den Arbeitgeber ist nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses generell nicht mehr möglich! Sie müssen die Erklärung unbedingt vorher abgegeben haben, damit sie rechtlich wirksam sein kann!

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Kürzung des Elternzeit-Urlaubs versäumt. Was nun?

Vielen Saloninhabern ist es aber gar nicht bekannt, dass ihren Mitarbeitern während der Elternzeit überhaupt Urlaubsansprüche entstehen. So wird die notwendige Kürzung der Urlaubsansprüche oftmals unterlassen.

Anders herum kommt es genauso vor, dass die Mitarbeiter selbst zunächst nichts von ihren Urlaubsansprüchen aus der Elternzeit wissen. Häufig erfahren Arbeitnehmer erst später von Bekannten oder Freunden davon.

So passiert es dann immer wieder, dass Mitarbeiter im Nachhinein viel Geld von ihren ahnungslosen Chefs einfordern. Da stellt sich natürlich erst recht die Frage nach der Verjährung solcher Ansprüche.

Rechtsanwältin Kathrin Bliefert sagt dazu: “Was die Frist der Verjährung bzw. des Verfalls der Urlaubsansprüche angeht, müssen wir die oben genannten zwei Fälle ganz klar unterscheiden. Die Frist richtet sich danach,

  • ob das Arbeitsverhältnis nach der Elternzeit fortbesteht, oder
  • ob es während oder nach der Elternzeit beendet wurde.
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1. Was gilt, wenn das Arbeitsverhältnis weiter besteht?

In einem nach der Elternzeit fortbestehenden Arbeitsverhältnis muss der Urlaub vom Grundsatz her in dem Ka­len­der­jahr gewährt und ge­nom­men wer­den, in dem der Urlaubsanspruch entstanden ist. In besonderen Fällen kann der Urlaub auch noch im darauffolgenden Kalenderjahr beansprucht werden.

Ein solcher Fall ist beispielsweise bereits dann gegeben, wenn der Arbeitgeber eine Aufklärung über den Verfall des Urlaubs unterlässt. Eine höhere Rechtssicherheit kann hierbei durch eine entsprechende Verfallsklausel im Arbeitsvertrag erzielt werden.

Da während des Mutterschutzes und während der Elternzeit der Urlaub gesetzlich nicht verfällt, wird der Anspruch so behandelt, als sei er direkt nach der Elternzeit erst entstanden. Das heißt: Der gesamte angesammelte Urlaubsanspruch kann vom Arbeitnehmer bis zum 31. Dezember des folgenden Kalenderjahres geltend gemacht werden. Erst danach verfällt der Anspruch.

Wenn die Elternzeit beispielsweise im Oktober 2020 endet, kann der Arbeitnehmer seine Urlaubsansprüche noch bis zum 31.12.2021 geltend machen. Die gute Nachricht: So lang das Arbeitsverhältnis besteht, können Sie Ihrem Arbeitnehmer immer noch eine Kürzungserklärung zukommen lassen, wenn dieser plötzlich den Elternzeit-Urlaub einfordern sollte.

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2. Was gilt, wenn das Arbeitsverhältnis schon beendet ist?

In einem zwischenzeitlich bereits beendeten Arbeitsverhältnis sieht es ganz anders aus: Hier ist aus dem Urlaubsanspruch bereits ein geldlicher Anspruch des Arbeitnehmers hervorgegangen. Der Urlaub kann schließlich nicht mehr genommen werden, also kann der Anspruch nur noch finanziell abgegolten werden.

Dabei ist es gleichgültig ob der Arbeitsvertrag durch Befristung, Aufhebung oder Kündigung einer der Vertragsparteien beendet wurde. Die aus dem Urlaubsanspruch entstandene finanzielle Forderung kann nun nicht mehr gekürzt werden! Deshalb ist es ja so wichtig, dass die Kürzung unbedingt vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses erfolgt.

Wenn der Arbeitnehmer nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch keine Forderung auf Ausbezahlung des Urlaubsanspruches gestellt hat, gilt die allgemeine Verjährungsfrist für Vertragserfüllung nach dem BGB. Diese beträgt drei Jahre.

Das heißt: Urlaubsansprüche, die bis zum Vertragsende noch nicht abgegolten waren, können vom ehemaligen Arbeitnehmer noch bis zu drei Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses in Geldwert eingefordert werden.”

Wenn Sie als Arbeitgeber es versäumen sollten, einer Mitarbeiterin die erforderliche Kürzungserklärung vor Vertragsbeendigung zukommen zu lassen, müssen Sie also damit rechnen, nachträglich kräftig zur Kasse gebeten zu werden. Gegen dieses Risiko sollten wir Friseure uns unbedingt rechtzeitig absichern!

Als Mitglied dieser Website können Sie sich zu diesem Zweck unsere Mustervorlage für die Erklärung über die Kürzung des Urlaubsanspruchs in der Elternzeit einfach herunterladen. (nach unten zum Download)

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Arbeitnehmer muss der Kürzung des Urlaubs nicht zustimmen.

Um den Urlaub in der Elternzeit zu kürzen, ist KEINE Einwilligung des Arbeitnehmers erforderlich. Ihre Mitarbeiterin muss der Kürzung des Urlaubs also NICHT zustimmen. Die Entscheidung liegt ganz allein bei Ihnen als Arbeitgeber!

Rechtsanwältin Kathrin Bliefert sagt dazu: “Die Kürzung ist eine einseitige Erklärung des Arbeitgebers und keine Vereinbarung. Sie haben ein gesetzliches Recht darauf, Ihrer Mitarbeiterin den Urlaub in der Elternzeit zu kürzen. Sie müssen dieses Recht lediglich wahrnehmen – und zwar richtig. Dabei gibt es folgendes zu beachten:

Zugang der Erklärung muss nachweisbar sein.

Sie sollten später nachweisen können, dass Ihre Mitarbeiterin über Ihre Absicht der Kürzung Bescheid wusste. Genau wie bei einer Kündigung, welche ja auch eine einseitige Erklärung ist, müssen Sie belegen können, dass die Mitarbeiterin Ihre Erklärung tatsächlich zur Kenntnis genommen hat.

Anderenfalls könnte Ihre Mitarbeiterin später behaupten, sie hätte niemals eine Kürzungserklärung von Ihnen als Arbeitgeber erhalten. Darum nehmen Sie die Nachweisbarkeit bitte sehr ernst!”

Die Mitteilung über die Kürzung sollte also immer schriftlich erfolgen. Das Schreiben muss Ihrer Mitarbeiterin nachweislich zugehen. Sie müssen im Zweifelsfall beweisen können, dass Ihre Mitarbeiterin Ihr Schreiben auch tatsächlich erhalten hat. Dazu haben sie folgende Möglichkeiten:

  • Lassen Sie die Mitarbeiterin die Kenntnisnahme persönlich durch Unterschrift auf einer Kopie des Schreibens quittieren, oder
  • schicken Sie Ihrer Mitarbeiterin das Schreiben per Einschreiben Rückschein, oder
  • machen Sie einen Posteinwurf unter inhaltskundigen Zeugen in den Briefkasten der Mitarbeiterin.

Wichtig ist also, dass Sie als Arbeitgeber unbedingt einen gültigen Nachweis über die Zustellung der Kürzungserklärung haben! Damit Sie es sich dabei mit ihren Mitarbeitern möglichst nicht verscherzen, beachten Sie bitte diesen Tipp:

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Idealer Zeitpunkt für die Kürzungserklärung

Die nachträgliche Streichung von Urlaub verursacht bei Arbeitnehmern natürlich immer einen bitteren Beigeschmack. Deshalb ist es sehr von Vorteil für die zukünftige Zusammenarbeit, wenn die Kürzungserklärung bereits vor Beginn der Elternzeit erfolgt.

So entstehen die Urlaubsansprüche gar nicht erst, und Ihre Mitarbeiterin muss nicht das Gefühl haben, dass ihr etwas “weggenommen” wurde. Der psychologisch beste Zeitpunkt für solch eine Mitteilung liegt also bereits vor Elternzeitbeginn:

Ihre Mitarbeiterin muss die Elternzeit vorab bei Ihnen als Arbeitgeber schriftlich beantragen. Sie muss Ihnen vor Beginn der Elternzeit mitteilen, wie lang sie beabsichtigt, in Elternzeit zu gehen. Sie als Arbeitgeber müssen der Mitarbeiterin dann eine schriftliche Genehmigung ihres Antrags auf Elternzeit erteilen.

Genau das ist der ideale Zeitpunkt! Sie können diesen Vorgang nämlich gleichzeitig dazu nutzen, um Ihre Erklärung zur Kürzung der Urlaubsansprüche in der Elternzeit rechtssicher abzugeben.

So wird’s gemacht:

Idealerweise kombinieren Sie also einfach die Antragsbestätigung zur Elternzeit mit der Kürzung der daraus resultierenden Urlaubsansprüche in einem einzigen Schreiben. Besser geht es nicht! So weiß Ihre Mitarbeiterin, von vorn herein woran sie ist. Das Gefühl, “beschubbst” worden zu sein, kann dann später gar nicht erst aufkommen.

Achtung! Denken Sie aber daran, dass Ihre Mitarbeiterin dieses Schreiben nachweislich erhalten haben muss. So geht’s am einfachsten: Drucken Sie das Schreiben zweimal aus! Ein Exemplar händigen Sie Ihrer Mitarbeiterin aus. Auf dem anderen lassen Sie sich den Erhalt des Schriftstückes mit Unterschrift und Datum von Ihrer Mitarbeiterin bestätigen und nehmen es zu ihren Akten. Das war’s. Ganz einfach! :)

Für unsere Mitglieder stellen wir im Folgenden ein fertiges Schreiben zur Bestätigung der Elternzeit mit Erklärung zur Urlaubskürzung als Mustervorlage zum Herunterladen bereit, das Sie hier einfach downloaden, für Ihren Salon anpassen und ausdrucken können:

Download Muster Vorlage Beispiel Formular kostenlos herunterladen

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Download der Vorlagen zur „Elternzeit-Bestätigung und Erklärung zur Urlaubskürzung“:

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