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Kassennachschau bei Friseuren nimmt zu! Sind Sie vorbereitet?

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© simsalabin1, runzelkorn, Dmitry Vereshchagin – AdobeStock

Eine Kassennachschau beim Friseur findet grundsätzlich unangemeldet statt. Für den anwesenden Saloninhaber und seine Mitarbeiter ist die Überraschung groß, wenn plötzlich die Steuerprüfer des Finanzamtes in der Tür stehen. Wenn zu allem Übel der Chef gerade nicht da ist, bekommen die Mitarbeiter Panik und handeln womöglich zum Schaden des Unternehmens.

Seien sie darauf vorbereitet! Schließlich sind solche „Überfälle“ durch die Finanzbehörden heute keine Seltenheit mehr. Seit 2018 ist die Kassennachschau ein fester Bestandteil der Tätigkeiten des Finanzamtes geworden. So berichten die Mitglieder der Facebookgruppe „FriseurUnternehmer“ immer häufiger von derartigen „Überraschungsbesuchen“ des Finanzamtes in ihren Salons.

Sind Sie für die Kassennachschau gerüstet?

Die Rechtsgrundlage für die neuen Kassen-Inspektionen liefert der § 146b (Kassen-Nachschau) der Abgabenordnung (AO). Jedes bargeldintensive Unternehmen – also grundsätzlich jeder Friseursalon – muss seither mit unerwarteten Stippvisiten von Steuerprüfern rechnen.

Wissen Sie als Saloninhaber eigentlich, was im Falle einer Kassennachschau zu tun ist? Haben Sie Ihre Mitarbeiter instruiert, was geschehen muss, wenn die Kassenprüfer plötzlich aufschlagen und Sie als Chef gerade nicht da sind?

Falls nicht, dann sollten Sie das unbedingt jetzt tun! Laden Sie sich dazu einfach unser Beispiel für einen Aushang mit Regeln für die Kassennachschau herunter. (nach unten zum Download)

Guido Scheffler - Fachkaufmann für Marketing, FriseurunternehmerEin Beitrag von Guido Scheffler,

Friseurunternehmer seit 1996,

Fachautor für Management und Marketing im Friseurhandwerk,

geprüfter Fachkaufmann für Marketing,

Geschäftsführer von Friseur-Unternehmer.de

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Welche Gefahren birgt die Kassennachschau?

Friseursalons, die nicht gewappnet sind, riskieren Schlimmeres: Eine Geldbuße von bis zu 25.000 Euro ist längst nicht alles, was Sie erwarten könnte. Ganz schnell kann aus der routinemäßigen Kassennachschau nämlich eine umfassende Steuerprüfung werden!

Bereits der geringste Verdacht auf eine nicht ordnungsgemäße Kassenführung gibt dem Prüfer das Recht, sofort und auf der Stelle zu einer umfassenden Betriebsprüfung überzugehen. Was das bedeutet, sollte jedem Friseur klar sein:

Solch eine Betriebsprüfung kostet Zeit, Nerven und am Ende meist sehr viel Geld! Denn irgendeinen Fehler finden die Steuerprüfer dabei immer. Das kann zu Steuernachzahlungen bis zu 10 Jahre rückwirkend führen!

Oder Ihre Buchführung wird aufgrund irgendeines Formfehlers grundsätzlich verworfen und für ungültig erklärt. Dabei wird ihnen pauschal unterstellt, Schwarzgeld abgezweigt zu haben – selbst wenn das nicht der Fall war. Das Gegenteil können Sie aufgrund der Verwerfung Ihrer Kasse ja nicht beweisen.

Also schätzt der Prüfer Ihren realen Umsatz einfach. Das führt wiederum zu horrenden Steuernachzahlungen. Nicht selten entsteht für den Friseur daraus ein jahrelanger und meist aussichtsloser Rechtstreit gegen die Finanzbehörden. Deshalb gehen Sie lieber auf „Nummer Sicher“!

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© Andrey Popov – AdobeStock

Was wird bei einer Kassennachschau geprüft?

Sie als Friseurunternehmer sollten unbedingt sicherstellen, dass die folgenden Dinge in Ihrem Salon immer gewährleistet sind:

1. Kassensturz muss jederzeit möglich sein

Das Kassenbuch muss zu jedem Zeitpunkt (nicht erst zum Feierabend) ordnungsgemäß und vollständig geführt sein. Die Aufzeichnung der Bargeldbeträge muss zu jeder Zeit mit dem tatsächlichen Kassenbestand auf den Cent genau übereinstimmen!

Alle Kassenbewegungen durch Einnahmen, Wechselgelder, Trinkgelder, Barausgaben, Gutscheinverkäufe und -einlösungen, Eigenbelege für die Bankentnahme, Privatentnahmen und -einlagen etc. müssen jederzeit korrekt, vollständig, zeitgenau und Cent-genau aufgezeichnet worden sein!

Dabei ist die Kassenabrechnung mittels Tabellenkalkulationsprogramm (wie z.B. MsExcel oder GoogleTabellen) aufgrund der nachträglichen Veränderbarkeit grundsätzlich nicht zulässig! Eine offenen Ladenkasse mit manueller Kassenbuchführung muss also tatsächlich von Hand geführt werden.

Und dabei geschehen natürlich wesentlich häufiger Fehler, als bei einer Registrierkasse oder einer Kassensoftware. Deshalb gilt die Anschaffung eines professionellen Kassensystems als erster Schritt, um für die Kassennachschau und andere Steuerprüfungen dauerhaft gerüstet zu sein.

GoBD

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2. GoDB-Richtlinien müssen korrekt umgesetzt sein

Die Prüfer legen bezüglich der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ besonderes Augenmerk darauf, ob…

  • digitale Beleg-Aufzeichnungen Ihres Kassensystems oder Ihrer Registrierkasse nicht nachträglich veränderbar sind,
  • Ihr Kassensystem oder Ihre Registrierkasse einen Trainingsmodus hat, der eventuell zu Betrugszwecken verwendet wurde,
  • Ihre Tagesabschlüsse fortlaufend nummeriert sind,
  • all Ihre unternehmensrelevanten Daten elektronisch auswertbar sind,
  • die unveränderbare Aufbewahrung buchhalterischer Daten für die Frist von mindestens 10 Jahren technisch gewährleistet ist.

Optimal ist es, wenn Ihr Kassensystem oder Ihre Registrierkasse eine GoBD-Zertifizierung hat, die Sie dem Prüfer vorlegen können. Der Hersteller Ihrer Kasse stellt Ihnen das Zertifikat (wenn hoffentlich vorhanden) und alle anderen, erforderlichen Informationen sicher gern zur Verfügung. Falls nicht, fragen Sie nach!

3. Dokumente müssen vorgelegt/bereitgestellt werden können

Bei der Prüfung müssen Sie nämlich neben dem Kassenbuch und anderen Dokumenten auch eine Verfahrensdokumentation und eine Bedienungsanleitung Ihres Kassensystems bzw. Ihrer Registrierkasse bereitstellen können. Auch Ihre Mitarbeiter sollten wissen, wo diese Dokumente vorgehalten werden, um sie im Falle einer Prüfung zur Verfügung stellen zu können.

Die Dokumente müssen aber nicht zwangsläufig auf Papier bereitstehen. Ein Hinweis für den Prüfer, wo diese Dokumente unverzüglich für ihn elektronisch abrufbar sind, ist ausreichend. Dazu bietet sich ein Aushang an, auf dem Ihre Mitarbeiter all solche Informationen problemlos nachlesen können, um den Prüfer entsprechend zu informieren.

Wir bieten unseren Mitgliedern einen fertigen Beispiel-Aushang zur Kassennachschau zum Herunterladen an. Diesen können Sie ganz einfach für Ihren eigenen Salon anpassen und ausdrucken. (nach unten zum Download)

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Was darf der Prüfer bei einer Kassenkontrolle im Friseursalon?

  • Oftmals kommen Kassenprüfer bereits im Vorfeld einer Kassennachschau als Kunde inkognito in den Salon. Sie lassen sich die Haare schneiden oder tätigen anderweitige Testkäufe. Dabei beobachten sie insgeheim das Salonpersonal im Umgang mit der Kasse. So sammeln Sie Verdachtsmomente, denen sie bei der eigentlichen Kassennachschau dann nachgehen können. Dazu haben die Prüfer (leider) das Recht.
  • Der Prüfer hat das Recht, mit der Kassennachschau zu beginnen, auch wenn Sie als Chef (oder Ihr Steuerberater als Ihr Vertreter) nicht zugegen sind. Sobald Ihr Eintreffen jedoch kurzfristig möglich ist, warten die Prüfer meist.
  • Der Kassenprüfer darf Zugriff auf alle manuell oder elektronisch geführten Einzelaufzeichnungen und abgaberechtlichen Unterlagen (z.B. Kassenbuch, Tagesabschlüsse, Terminbuch, Barbelege, Kartenzahlungsbelege, Gutscheine etc.) verlangen.
  • Er wird schriftliche Informationen über die technischen Daten der Kasse, die Bedienungsanleitung, die Verfahrensdokumentation und die GoBD-Zertifizierung einfordern, die ihm unverzüglich vorzulegen sind.
  • Von Ihnen als Inhaber und von Ihren Mitarbeitern darf der Finanzbeamte mündliche Auskünfte über die Art und Weise der Kassenführung, die Kassenaufzeichnungen und die einzelnen Buchungen abfragen.
  • Er ist bevollmächtigt, Kopien der Daten aus Ihrer elektronischen Kasse oder Ihrem Kassensystem herunterzuladen, zu speichern und mitzunehmen.

Was darf der Kassenprüfer nicht?

  • Der Prüfer hat NICHT das Recht, ohne Vorlage eines gültigen Ausweises mit der offiziellen Kassennachschau zu beginnen. Vorsicht es sind auch Betrüger unterwegs! Geben Sie niemandem Zugang zu Ihrer Kasse oder Ihren Daten, der sich nicht glaubhaft als Finanzbeamter ausweisen konnte!
  • Der Kassenprüfer darf NICHT den Zutritt zu anderen Räumen oder das Öffnen von Schränken oder Behältnissen verlangen, die nicht direkt für die Kassenführung relevant sind. Privaträume, Nebenräume, private Taschen etc. sind für den Prüfer Tabu. Machen Sie auch Ihren Mitarbeitern klar, dass sie entsprechende Forderungen des Prüfers abzulehnen haben!
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Konkrete Anweisungen für den Fall einer Kassennachschau sind unverzichtbar!

Machen Sie eine schriftliche Anweisung für Ihre Mitarbeiter, was im Falle einer Kassennachschau zu tun und zu lassen ist. Nur so können Ihre Mitarbeiter in der Aufregung bei einer plötzlichen Finanzkontrolle richtig reagieren.

Am besten eignet sich dafür ein Aushang mit „Regeln im Falle einer Kassennachschau“. Dieser sollte sich an einer für die Mitarbeiter stets erreichbaren und gut sichtbaren Stelle befinden (z.B. im Aufenthaltsraum). Wenn die Prüfer irgendwann unerwartet im Salon stehen, sind Ihre Mitarbeiter bereits vorbereitet.

Zur Not können sich Ihre Mitarbeiter am Aushang schnell nochmals kundig machen, worüber die Finanzbeamten informiert werden müssen. Sie können dann schnell nachlesen, welche Fragen sie als Mitarbeiter den Prüfern beantworten dürfen, und bei welcher Art von Fragen sie auf den Chef oder den Steuerberater verweisen müssen.

Durch diesen Aushang stellen Sie also sicher, dass niemand Ihr Unternehmen durch Unwissenheit in etwas hineinreitet, was unter Umständen schwerwiegende Folgen hat. Sie geben dort auch Anweisungen, wie die Prüfungsatmosphäre möglichst entspannt zu gestalten ist.

Außerdem halten Sie im Aushang fest, wo sich die prüfungsrelevanten Dokumente befinden, die dem Prüfer auszuhändigen sind, wer über die unerwartete Kassennachschau umgehend zu informieren ist, und welche Dinge einem Prüfer höflich zu verweigern sind.

Für Sie als Mitglied dieser Website halten wir einen fertigen Beispiel-Aushang bereit, den Sie hier einfach downloaden, für Ihren Salon anpassen und ausdrucken können:

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Download der Vorlage „Regeln im Falle einer Kassennachschau“:

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