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Verfahrensdokumentation Friseur – Download

Verfahrensdokumentation Friseur Download

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Von einer Verfahrensdokumentation haben wir Friseure sicher alle schon einmal gehört. Und doch haben nur die wenigsten Friseursalons dieses wichtige Dokument in der Schublade. Dabei ist nahezu jedes Unternehmen in Deutschland verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation nach GoBD zu führen.

Die Abkürzung „GoDB“ steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD wurden im Jahre 2020 in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums für alle in Deutschland steuerpflichtigen Unternehmen bestimmt.

Pflicht zur Führung einer Verfahrensdokumentation

Die GoBD regeln, welche grundsätzlichen Prinzipien Unternehmer bei der Buchhaltung und sonstigen Aufzeichnungen beachten müssen, damit diese von den Finanzbehörden als steuerliche Nachweise anerkannt werden. Die Pflicht zum Führen einer Verfahrensdokumentation ergibt sich eindeutig aus den aktuellen GoBD:

Abschnitt 10.1 (Rz 151) GoBD besagt:

„Da sich die Ordnungsmäßigkeit neben den elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems bezieht, muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.“

Hinweis: „DV“ steht jeweils für „Datenverarbeitung“ bezüglich der Kassen- und Buchführung.

Verfahrensdokumentation

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Welche Art von Verfahrensdokumentation brauchen Friseure?

Verschiedene Unternehmen arbeiten buchhaltungstechnisch oft sehr unterschiedlich. Deshalb gibt es auch verschiedene Arten von Verfahrensdokumentationen. Für Unternehmen, die papierlos werden wollen, gibt es eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen. Eine weitere beschreibt die steuerlichen Vorgänge in Online-Shops. Und noch eine weitere, die alle Unternehmen brauchen können, beschreibt beispielsweise die ordnungsgemäße Belegablage im Unternehmen.

Für uns Friseure ist jedoch die Verfahrensdokumentation zur ordnungsgemäßen Kassenführung am wichtigsten. In genau diesem Bereich lauert die größte Gefahr, mit dem Finanzamt in Konflikt zu geraten. Wir freuen uns sehr, dass wir unseren Mitgliedern ab sofort eine entsprechende Vorlage zum Herunterladen anbieten können. Die Verfahrensdokumentation samt erforderlichen Anlagen können sie am Ende dieses Beitrags downloaden: (nach unten zum Download).

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Verfahrensdokumentation für Friseure unerlässlich!

Bei der deutschen Finanzverwaltung stehen bargeldintensive Betriebe unter Generalverdacht. Gerade auch Friseursalons sind deshalb immer häufiger im Fokus der Finanzprüfung. Es wird pauschal unterstellt, wir würden „an der Kasse vorbei“ verdienen. Und mal ganz ehrlich? In vielen Fällen stimmt das sogar. Die Leidtragenden sind trotzdem wieder einmal die Ehrlichen, die einfach mit in diese Schublade gesteckt werden und die Konsequenzen mittragen müssen.

Umso wichtiger ist es für uns, dass wir die Ordnungsmäßigkeit unserer Kassenführung mittels einer Verfahrensdokumentation belegen können. Im Falle einer unangemeldeten Kassennachschau riskieren wir ansonsten teure Hinzuschätzungen, wenn wir keine Verfahrensdokumentation vorweisen können.

Das Nichtvorhandensein oder die Unvollständigkeit einer Verfahrensdokumentation stellt grundsätzlich einen schweren Mangel der Buchführung dar. Nur dann, wenn Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit jedes einzelnen Geschäftsvorfalls dadurch NICHT beeinträchtigt werden, kann der Prüfende davon absehen, die Buchführung zu verwerfen. Das ergibt sich nach einhelliger Meinung vieler Steueranwälte im Umkehrschluss aus Abschnitt 10.1 (Rz 155) GoBD.

Aber in der Regel werden bei solchen Prüfungen immer irgendwelche Unregelmäßigkeiten entdeckt. Es genügt beispielsweise schon, wenn der Kassenbestand zufällig gerade nicht auf den Cent genau stimmt. In bargeldintensiven Betrieben wie Friseursalons kommt so etwas garantiert häufiger vor. Deshalb ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass dies auch im Moment einer unangemeldeten Kassennachschau der Fall sein könnte.

Hier kann die Vorlage einer Verfahrensdokumentation oft Schlimmeres verhindern. Dadurch kann der Unternehmer gleich zu Anfang der Kassennachschau beim Prüfenden wertvolle Pluspunkte sammeln, die spätere Minuspunkte ausgleichen können.

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Kassennachschau nimmt wieder Fahrt auf!

Seit 2018 setzen die Finanzverwaltungen das Prüfmittel der Kassennachschau immer häufiger ein. Lediglich während der kritischen Phasen der Corona-Pandemie wurde seitens der Finanzprüfung auf die Kassennachschau weitgehend verzichtet.

Wir können mit Sicherheit davon ausgehen, dass die Finanzverwaltung dieses Prüfmittel zukünftig wieder vermehrt einsetzen wird. Auf die wachsende Gefahr der Kassennachschau haben wir Sie bereits in einem anderen Beitrag aufmerksam gemacht: „Kassennachschau bei Friseuren nimmt zu! Sind Sie vorbereitet?“

Welchen Zweck hat die Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation soll einer prüfenden Amtsperson einen schnellen Überblick über die steuerlich relevanten Prozesse und technischen Verfahren bei der Kassenführung in Ihrem Salon geben. Sie soll die Prüfung beschleunigen und vereinfachen. Sie kann eventuelle Fehler bei der Kassenführung sogar erklärbar machen.

Aus der Verfahrensdokumentation muss für den Prüfenden ersichtlich sein, wie die organisatorischen und technischen Abläufe bei der Kassenführung im Salon stattfinden. Sie beschreibt die tatsächlichen Standard-Vorgange und die Wege der steuerlich relevanten Datenverarbeitung.

Diese Inhalte braucht Ihre Verfahrensdokumentation:

Eine Verfahrensdokumentation sollte inhaltlich aus folgenden Hauptbestandteilen bestehen:

  • Allgemeine Beschreibung mit Angaben zu Ihrem Unternehmen, den groben organisatorischen Zusammenhängen und dem von Ihnen genutzten Kassensystem
  • Anwenderdokumentation mit den Benutzerhandbüchern, Bedienungsanleitungen, Programmier-, Installations- und Anpassungsprotokollen Ihres eingesetzten Kassensystems, der Kassieranweisung für Ihre Mitarbeiter und der Anweisung zur Kassennachschau für Ihre Mitarbeiter
  • Technische Systemdokumentation mit Angaben zum technischen Aufbau und Ablauf der Datenverarbeitung bei Ihrer Kassen- und Buchführung, Angaben zum Schnittstellen-Zugriff für den Prüfenden und zur Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
  • Betriebsdokumentation mit der Beschreibung, wie Sie die ordnungsgemäße Anwendung des Verfahrens sicherstellen und kontrollieren, mit Angaben zur Aufgabenverteilung und den Berechtigungen der einzelnen Personen in Ihrem Salon, mit einem Nachweis zur Sicherung Ihrer Kassenführungsdaten während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist
Kassenführung Friseursalon Verfahrensdokumentation

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Warum gibt es keine „Standard“-Vorlage?

Die Inhalte Ihrer Verfahrensdokumentation müssen der Wirklichkeit entsprechen. Sie müssen die reale Situation und die echten Abläufe bei der Kassenführung und der Beleg-Handhabung in Ihrem Salon für den Prüfenden transparent darstellen.

Jedes Unternehmen funktioniert aber ein wenig anders. Deshalb gibt es keine „Standard“-Vorlage, die auf alle Unternehmen gleichermaßen zutrifft. Auch die Kassenanbieter selbst können das nicht für die Friseursalons erledigen, weil sie die Salonabläufe nur in Bruchteilen kennen. So ist jeder Unternehmer gezwungen, eine individuelle Verfahrensdokumentation für seine eigene Kassenführung zu erstellen.

Zum Glück aber sind sich Friseursalons in vielen Punkten bei der Kassenführung sehr ähnlich. Unsere vorausgefüllten Beispiel-Dokumente eines echten Friseursalons dürften auf die meisten Salons in weiten Teilen zutreffen. Sie können sich unsere Muster-Verfahrensdokumentation für Friseursalons und die dazugehörigen Anlagen einfach herunterladen, sie für ihren eigenen Salon individuell ergänzen und ausdrucken bzw. auf Ihrem Salon-Computer abspeichern: (nach unten zum Download).

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Aktualität und Aufbewahrungspflicht:

Sobald sich an der realen Kassenführung in Ihrem Salon etwas ändert, muss auch die Verfahrensdokumentation entsprechend angepasst werden. Zu jedem Zeitpunkt sollte das Dokument aktuell sein. Schließlich wissen Sie nie, wann ein Kassenprüfer in der Tür stehen wird. Zusätzlich sollten Sie mindestens einmal jährlich routinemäßig kontrollieren, ob die Angaben im Dokument noch zutreffen.

Sämtliche Vorgängerversionen Ihrer Verfahrensdokumentation sind für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) aufbewahrungspflichtig. Die alten Dokumente müssen unter Verwendung einer fortlaufenden Versionsnummer und mit Änderungsdatum archiviert werden. Nur so kann ein Prüfer bei rückwirkenden Betriebsprüfungen im Nachhinein feststellen, welche Verfahren, Prozesse und Kassensysteme bei der Kassenführung zu welchem Zeitpunkt angewendet wurden. Auch die Versionierung haben wir bei unseren Vorlage-Dokumenten für Sie bereits vorbereitet.

Dabei haben wir für Sie vorausgedacht: Wir haben die Kassieranweisung, die Anweisung für die Kassennachschau und die Übersicht der Zuständigkeiten als separate Anlagen gestaltet. Das hat den Vorteil, dass nicht gleich die ganze Verfahrensdokumentation erneuert werden muss, nur weil z.B. öfter mal die Mitarbeiter wechseln oder kleine Änderungen an den Abläufen beim Kassieren stattfinden.
Fachbuch "Kassenführung in Friseurbetrieben" von Lisa Wittmeier

Fachbuch „Kassenführung in Friseurbetrieben“ von Lisa Wittmeier ISBN: 9783962760403

Kassenführung muss ordnungsgemäß sein!

Bevor Sie Ihre erste Verfahrensdokumentation erstellen, sollten Sie die Kassenführung in Ihrem Salon natürlich nochmals prüfen. Stellen Sie sicher, dass die technischen sowie organisatorischen Abläufe und Gegebenheiten Ihrer Kassenführung auch tatsächlich ordnungsgemäß sind!

Alle Prozesse und Verfahren in Ihrem Salon müssen den geforderten Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchhaltung entsprechen. Wenn Sie gerade erst Existenzgründer sind, oder sich einfach noch nicht mit der Ordnungsmäßigkeit Ihrer Kassenführung beschäftigt haben, dann empfehlen wir Ihnen das Taschenbuch „Kassenführung in Friseurbetrieben“ von Lisa Wittmeier.

Doch dieses Buch enthält leider KEINE Verfahrensdokumentation für Friseursalons. Als Muster-Verfahrensdokumentation wird lediglich auf die Vorlage der DFKA verwiesen. Die ist aber NICHT speziell auf Friseure zugeschnitten, sondern z.B. auch für große Supermärkte mit haufenweise Einzelkassen geeignet. Sie bezieht zahlreiche Aspekte ein, die für Friseure nicht zutreffen. Sie ist viel zu umfangreich für einen Friseursalon. Daraus ein Dokument für den eigenen Salon zu erstellen, wäre mit unglaublichem Aufwand verbunden.

Deshalb haben wir uns entschlossen, unseren Mitgliedern eine Verfahrungsdokumentation speziell für Friseursalons zu Verfügung zu stellen. Es hat uns eine monatelange Recherche und Wochen an Arbeitszeit gekostet, aus allen im Internet verfügbaren Mustervorlagen eine einfach zu handhabende Vorlage für Friseure zu entwickeln, die wir unseren Mitgliedern nun hier zum Download anbieten: (nach unten zum Download).

Verfahrensdokumentation Friseur Download Friseursalon Muster Vorlage

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Der richtige Umgang mit unserer Vorlage:

Laden Sie sich unsere Vorlage der Verfahrensdokumentation und die dazugehörigen Anlagen einfach herunter! Dazu müssen Sie auf dieser Webseite eingeloggt sein. Wenn Sie noch kein Mitglied bei uns sind, können Sie sich über die vielen Vorteile der Mitgliedschaft bei Friseur-Unternehmer.de informieren und – wenn Sie möchten – direkt registrieren: Zur Registrierung >>>

Unsere Vorlagen machen Ihnen die Erstellung einer eigenen Verfahrensdokumentation für Ihre Kassenführung samt Anlagen sehr einfach. Nach dem Download können Sie die Dokumente bearbeiten. Passen Sie die einzelnen Punkte einfach an die tatsächlichen Gegebenheiten in Ihrem eigenen Salon an!

Nichtzutreffendes können sie individuell ändern bzw. entfernen. Fehlendes können Sie einfach ergänzen. Als Hilfe bei der Formulierung eventueller, zusätzlich erforderlicher Abschnitte kann Ihnen die sehr umfangreiche Mustervorlage der DFKA dienen. Oder Sie können Ihre Fragen dazu einfach in der Facebook-Gruppe „FriseurUnternehmer“ an Guido Scheffler stellen. Für die meisten Friseursalons mit elektronischem Kassensystem sollten die Formulierungen der technischen und organisatorischen Abläufe bereits größtenteils passen.

Nach Fertigstellung können Sie Ihre Verfahrensdokumentation sowohl in Druckform auf Papier als auch in Form einer Datei auf Ihrem Salonrechner bereitstellen. Im Falle einer Kassennachschau oder einer Betriebsprüfung machen Sie oder Ihre Mitarbeiter der Amtsperson gleich zu Beginn Ihre Verfahrensdokumentation zugänglich. Das kann Ihnen nicht nur viele Fragen ersparen, sondern Ihr Unternehmen vor den existenzbedrohenden Folgen einer Hinzuschätzung bewahren!

Verfahrensdokumentation Friseur Download Muster Vorlage Beispiel Formular kostenlos herunterladen Friseursalon

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Download-Bereich der Verfahrensdokumentation mit erforderlichen Anlagen:

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