Die E-Rechnung wird ab 01.01.2025 zur Pflicht im Friseursalon. Denn ab Januar 2025 müssen ALLE Unternehmen in Deutschland – auch wir Friseure – E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Zudem müssen bereits seit 2020 elektronisch empfangene Rechnungen GoBD-konform archiviert werden.
Spricht Guido Scheffler diese Themen in unserer Facebook-Gruppe „FriseurUnternehmer“ an, wird schnell klar, dass noch nicht alle Friseure sich damit schon ausreichend beschäftigt haben. „Manche denken tatsächlich noch, dass eine Rechnung im PDF-Format automatisch eine E-Rechnung sei,“, sagt der Gruppen-Admin, „aber das ist nach der aktuellen Definition des Bundesfinanzministeriums nicht mehr richtig.“
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Was ist eine E-Rechnung?
Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat in seinem rechtsverbindlichen BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 eindeutig klargestellt, was E-Rechnungen sind. Demnach gelten nur noch solche Rechnungen als „elektronische Rechnungen (E-Rechnungen)“, die in einem digitalen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden, das eine automatische, elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht.
Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Papierrechnung oder einem PDF-Dokument, welches nur zur Ansicht dient, erfüllt eine E-Rechnung spezielle Anforderungen, die durch den technischen Standard der europäischen DIN-Normenreihe EN 16931 definiert und strukturiert werden. Dadurch sind E-Rechnungen ohne Umwege maschinell lesbar und werden bald standardisiert in allen möglichen Software-Systemen verarbeitbar sein.
Welche Vorteile hat die E-Rechnung für uns Friseure?
Die Digitalisierung ist in der Buchhaltung angekommen, und das ist gut so. Angst braucht kein Friseur zu haben, denn Technik ist kein Hexenwerk! Wer ein Smartphone bedienen kann, wird nach kurzer Eingewöhnung auch mit der Handhabung digitaler Belege einfach zurechtkommen. Die Zeiten des semianalogen Zahlungsverkehrs und der Übergabe von Papierpaketen an den Steuerberater sind bald vorbei. Und das hat viele Vorteile für uns FriseurUnternehmer:
✅ Geringere Fehleranfälligkeit
Herkömmliche Papier- und PDF-Rechnungen müssen bisher von Hand digitalisiert oder durch Texterkennungssoftware (OCR) ausgelesen werden. Die Datenübernahme aus Texterkennungssoftware muss zudem händisch auf Richtigkeit kontrolliert werden. Das macht den Zahlungs- und Buchhaltungsprozess derzeit noch sehr langsam und fehleranfällig. Das hat bald ein Ende!
⏱️ Schnellere Bearbeitung
Mit der Einführung der E-Rechnung werden solche Tätigkeiten zukünftig wesentlich schneller und mit viel geringerem Fehlerpotenzial von der Hand gehen. Die Daten können dann direkt aus der Rechnungs-Datei ins Buchhaltungssystem und/oder in die Banking-Software importiert werden, ohne manuelle Eingabe bzw. ohne die Kontrolle der korrekten Datenübernahme aus einem Texterkennungstool.
⚖️ Höhere Rechtssicherheit
Das senkt nicht nur den Arbeitsaufwand für den Zahlungsverkehr und die Buchhaltung, sondern auch die Rechtssicherheit der ordnungsgemäßen Buchhaltung. E-Rechnungen haben nämlich das Potenzial, dass sie durch eine entsprechende Buchhaltungs-Software vollautomatisch auf ihre Vollständigkeit und ihre Gesetzeskonformität geprüft werden können.
💶 Geringere Kosten und Ressourcen
Auch die Kosten für Papier, Druck, Porto, Ordnersysteme und Aktenlagerraum werden durch die Abschaffung der Papierrechnung erheblich reduziert. Die digitale Speicherung reduziert zudem den Platz- und Ressourcenbedarf für die Belegaufbewahrung während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Kartonweise gelagerte Aktenordner in Kellern und auf Dachböden von selbständigen Friseuren werden also bald der Vergangenheit angehören.
🌻 Schutz von Umwelt und Klima
Zu guter Letzt wird unser Klima uns diese Maßnahme danken. Denn die Papierproduktion, die Produktion von Druckern und Druckerzubehör, sowie der CO2-Ausstoß beim postalischen Versand von Papierrechnungen werden durch die Umstellung auf E-Rechnungen sinken.
Warum müssen wir Friseure jetzt schon mit E-Rechnungen umgehen können?
Die Einführung der E-Rechnung findet in mehreren Stufen statt. Es gibt also einige Übergangsfristen zu beachten. Diese Fristen sind jedoch nur für größere Unternehmen ab 800.000 € Jahresumsatz relevant. Für die meisten Friseure sind nur zwei Daten wirklich bedeutend:
1. Empfangspflicht ab 01.01.2025:
Rechnungseingang: Ab 01.01.2025 müssen ALLE Friseure (auch Kleinunternehmer) in der Lage sein, eingehende E-Rechnungen zu lesen, in der Buchhaltung und im Banking zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren. Als Rechnungsempfänger sind wir zur Annahme der E-Rechnung verpflichtet. Wir haben KEIN Anrecht auf Ausstellung einer Papierrechnung oder einer herkömmlichen PDF-Rechnung.
Rechnungsausgang: Unternehmen mit weniger als 800.000 € Jahresumsatz (das sind die meisten Friseurunternehmen) dürfen übergangsweise ihre Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) vorläufig weiter als Papierrechnung oder herkömmliche PDF-Rechnung stellen, vorausgesetzt der Rechnungsempfänger ist damit einverstanden.
2. Austellungspflicht ab 01.01.2028:
Rechnungsausgang: Spätestens ab diesem Datum müssen auch kleinere Unternehmen wie Friseursalons all ihre Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) zwingend als E-Rechnung ausstellen und versenden können. Papierrechnungen und herkömmliche PDF-Rechnungen sind im B2B-Bereich dann nicht mehr zulässig.
Ausnahmen bestätigen die Regel.
Wie könnte es in Deutschland auch anders sein? Zu jeder Regel gibt es mehrere Ausnahmeregeln. Betreffs der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen sind folgende Ausnahmeregelungen für uns Friseure relevant:
Endverbraucher-Rechnungen: Rechnungen, die wir Friseure an unsere Endkunden stellen (B2C), können unabhängig vom Rechnungsbetrag weiterhin als Papierrechnung oder als herkömmliche PDF-Rechnung gestellt werden.
Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen an andere Unternehmen (B2B), die einen Bruttobetrag von 250,00 € nicht überschreiten, können ebenfalls weiterhin als Papierrechnung oder als herkömmliche PDF-Rechnung ausgestellt werden.
Kleinunternehmer: Friseure, die als Kleinunternehmer gemäß §19 Umsatzsteuergesetz (UStG) gemeldet sind, sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen. Sie können ihre Rechnungen weiterhin als Papierrechnung oder als herkömmliche PDF-Rechnung ausstellen.
Wir Friseure müssen eher selten mal selbst eine Rechnung an einen anderen Unternehmer schreiben. Solche Ausnahmefälle entstehen beispielsweise, wenn man eine Untermiet-Rechnung für einen Stuhlmieter ausstellen muss, wenn man seine Leistungen als Trainer oder Coach abrechnen will, wenn man sich die Veranstaltung eines Fotoshootings für eine Herstellermarke vergüten lassen möchte, oder ähnliches…
Für solch seltene Fälle, in denen wir tatsächlich mal eine E-Rechnung erstellen müssen, lohnt es sich NICHT, extra eine Software zur E-Rechnungsverwaltung anzuschaffen. Dafür gibt es für uns Friseure schon kostenlose Tools. Eines davon funktioniert sogar, ohne dass Sie sich dort mit Ihren Daten anmelden müssen. Guido Scheffler selbst benutzt dieses E-Rechnungs-Tool und stellt es Ihnen in seinem Beitrag unten vor.
…jede Menge Rechnungseingang!
Empfangen tun wir Friseure aber jede Menge an Rechnungen (z.B. von unseren Zulieferfirmen, von unserem Vermieter, von der Berufsgenossenschaft, dem Stromanbieter, der GEMA und, und, und… ). Diese Rechnungen werden nun immer häufiger als E-Rechnung bei uns eintrudeln. Ab 2028 wird es dann gar keine reinen PDF- oder Papierrechnungen mehr geben, sondern nur noch E-Rechnungen.
Deshalb sind auch wir Friseure ab Januar 2025 gesetzlich verpflichtet, diese eingehenden E-Rechnungen entsprechend verarbeiten zu können. Welche Möglichkeiten Sie als Friseurunternehmer haben, diese neuartigen Rechnungen lesbar zu machen und GoBD-konform zu archivieren, zeigt Guido Scheffler Ihnen als Mitglied in seinem Beitrag weiter unten auf dieser Seite.
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Welche Formate von E-Rechnungen sind für uns Friseure am wichtigsten?
Die Daten einer E-Rechnung sind in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (z. B. einer XML-Datei) abgelegt, sodass sie automatisiert verarbeitet werden können. Die zwei wichtigsten Formate sind derzeit:
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland FeRD) ist ein Hybridformat. Es kombiniert ein lesbares PDF-Dokument mit einer eingebetteten XML-Datei. Während das PDF-Element der ZUGFeRD-Rechnung mit einem herkömmlichen PDF-Viewer angeschaut werden kann, dient die eingebettete XML-Datei allein der maschinellen Verarbeitung.
„Das ZUGFeRD-Format wird uns Friseuren in der Anfangsphase der E-Rechnung am häufigsten begegnen“, ist Scheffler sich sicher. „Für den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) – besonders zwischen kleineren Unternehmen – ist es aufgrund der maschinellen Verarbeitbarkeit in Kombination mit der visuellen Lesbarkeit einfach ideal für den Übergang.“ Deshalb geht Guido Scheffler davon aus, dass die meisten Zulieferer von Friseursalons zunächst auf dieses hybride ZUGFeRD-Format setzen werden. Für Behörden und Institutionen ist ein anderes Rechnungsformat verpflichtend vorgesehen:
XRechnung ist ein reines XML-Format, das speziell für die maschinelle Verarbeitung geschaffen wurde. Solche E-Rechnungen bestehen also nur aus strukturierten Daten. Sie enthalten kein PDF-Dokument und können demzufolge auch nicht mit einem Browser oder PDF-Viewer sichtbar gemacht werden.
„XRechnungen können nur mit einem speziellen Viewer für E-Rechnungen angesehen werden. Da uns Friseuren sicher auch die ein oder andere XRechnung in Haus flattern wird, müssen wir auch darauf bereits vorbereitet sein. Es gibt schon viele Software-Tools zum visuellen Anzeigen von XRechnungs-Dateien.“, weiß Scheffler und warnt:
„Zurzeit wollen nur leider alle möglichen Anbieter mit der Einführung der E-Rechnung Geld verdienen. Zumindest wollen viele schon einmal die Kundendaten für zukünftige Verkäufe einsammeln. Da muss man echt schauen, welche Tools man risikolos nutzen kann.“
In seinem hier folgenden Beitrag wird er Ihnen als Mitglied die Viewer-Tools vorstellen, die er bereits getestet hat, und die er selbst für seine Buchhaltung und sein Banking nutzen wird. Darunter ist auch ein kostenloses Viewer-Tool, dass ganz ohne Anmeldung und völlig kostenlos genutzt werden kann.
weitere E-Rechnungs-Formate:
Es gibt weitere Formate von E-Rechnungen, die vor allem im internationalen Geschäftsverkehr von Bedeutung sind. Dazu zählen z.B. Peppol BIS, EDIFACT, UBL und Factur-X. Für uns Friseure sollte es in der Regel ausreichen, wenn wir zunächst die oberen beiden Formate (ZUGFeRD und XRechnung) einsehen und in unserer Buchhaltung verarbeiten können. Es sei denn, wir bestellen unsere Waren im Ausland.
Im folgenden Beitrag erklärt Ihnen Guido Scheffler, wie er im eigenen Salon in die E-Rechnungspflicht starten wird. Zudem gibt er Antworten auf viele wichtige Fragen:
Welche Möglichkeiten gibt es für uns Friseure, um elektronische Rechnungen und andere Belge GoBD-konform aber möglichst einfach zu archivieren?
Benötigen wir eine separate E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen?
Gibt es revisionssichere E-mail-Postfächer?
Welchen kostenlosen Viewer können wir Friseure bedenkenlos zur Anzeige von XRechnungen nutzen?
Welche kostenlosen Tools gibt es, wenn wir gelegentlich mal selbst eine E-Rechnung schreiben müssen?
Wie können wir Friseure solche Tools einsetzen, ohne gegen Datenschutzgesetzte zu verstoßen?
Dies und mehr erfahren Sie im hier folgenden Beitrag (bitte einloggen!)…
So einfach starten Sie ab 2025 mit der E-Rechnung!
Ein Beitrag von Guido Scheffler,
Friseurunternehmer seit 1996,
Fachautor für Management und Marketing im Friseurhandwerk,
Friseur-Unternehmer.de
Ein Beitrag von Guido Scheffler,
